5 astuces pour présenter son budget prévisionnel

Aligner le budget prévisionnel avec les objectifs business de l'entreprise

L’un des objectifs d’un budget prévisionnel est d'aider le dirigeant à anticiper au mieux ses flux financiers, et à prendre des décisions pertinentes pour bien gérer son entreprise (ou un projet en particulier) sur une période donnée. Se présentant sous la forme d'un tableau financier, ce document reprend d’un point de vue chiffré les objectifs financiers de la société. En préparant son budget prévisionnel, le dirigeant doit donc effectuer une évaluation stratégique de son activité, définir des objectifs clairs et lister les ressources disponibles. En faisant cet exercice, il identifiera ainsi les services ou activités qui apportent de la plus-value à l'entreprise.

Pour parvenir à une parfaite cohérence avec les objectifs business de l'entreprise, le budget prévisionnel doit prendre en compte à la fois les dépenses prévisionnelles (coûts d’exploitation, impôts, intérêts, etc.), ainsi que les recettes prévisionnelles. 

Lorsque le budget prévisionnel indique la nécessité de faire d'importantes dépenses, les investisseurs se montrent souvent réticents à financer le projet. Dans ce cas, le budget prévisionnel doit être présenté de sorte à prouver que les dépenses permettront d'engranger des revenus importants, ce qui permettra de générer un retour sur investissement intéressant pour l’investisseur. Le dirigeant doit donc amener l’investisseur à percevoir le bien-fondé de l'augmentation des dépenses, et l’assurer de leur intérêt pour atteindre les objectifs business fixés.

Maîtriser parfaitement ses données financières

La présentation d'un budget prévisionnel est un travail technique, qui nécessite la manipulation de données financières. Pour présenter un budget prévisionnel, il faut maîtriser entre autres :

• les objectifs commerciaux en termes de volume de vente, de CA (chiffre d'affaires) et d'occupation du marché ; 
• les coûts directs / variables ; 
• les coûts fixes ; 
• les charges et produits financiers ; 
• les charges et produits exceptionnels ; 
• la TVA (taxe sur la valeur ajoutée) ; 
• les impôts à payer ; 
• etc.

Pour montrer que l'on maîtrise les données, on peut également calculer et analyser des ratios financiers. Par exemple, il peut être pertinent d’observer le le taux (ou coefficient) de marge brute, qui permet d’apprécier le ratio entre les coûts directs de l’entreprise et son chiffre d’affaires sur une période donnée.. Ce taux est un bon moyen (nécessaire mais pas suffisant à lui-seul) de vérifier la cohérence du budget prévisionnel, et son côté réaliste. Il se calcule selon la formule suivante :

Taux de marge brute = (Chiffre d’affaires – Coûts directs) / (Chiffre d’affaires) 

L'augmentation du taux de marge brute par rapport aux années précédentes est en général une bonne nouvelle. Ceci dit, il faut se montrer méfiant lorsqu’un budget prévisionnel prévoit une hausse trop importante du taux de marge brute, alors que les autres ressources (coûts fixes) restent relativement constantes. Lors de la présentation du budget prévisionnel, il faut donc veiller à justifier toute hausse de taux de marge brute par des chiffres bien expliqués, et accompagnés d'une argumentation convaincante.

Le taux de marge d'exploitation permet, quant à lui, de déterminer le ratio entre le résultat d'exploitation et le chiffre d’affaires sur un exercice financier donné. Le taux de marge d'exploitation se calcule comme suit : 

Taux de marge d’exploitation = (Résultat d’exploitation) / (Chiffre d’Affaires)

La bonne maîtrise des données financières peut donc également permettre d'éviter l'erreur classique qui consiste à fixer une date à partir de laquelle l’entreprise sera profitable de façon trop prématurée. 

D'autres ratios comme ceux le ratio d'activité, ou encore le ratio de répartition de la valeur ajoutée, sont à considérer afin d’analyser le plus finement possible son budget prévisionnel.

Présenter un plan d'action échelonné dans le temps

Généralement, le budget prévisionnel est élaboré pour un exercice financier sur une période d'une ou de plusieurs années. Pour servir réellement à optimiser la gestion de l'entreprise selon les objectifs fixés, ce plan d'action chiffré doit être  détaillé pour chaque mois. Cette façon de procéder permet d'avoir une vue claire et précise de la trésorerie disponible mensuellement. Et de cette manière, il sera plus simple d'anticiper sur les imprévus en ajustant le budget prévisionnel régulièrement.

La présentation d'un budget prévisionnel mensualisé permet aux dirigeants de l'entreprise et investisseurs d'avoir un tableau de bord complet et précis. Cela leur permet d'effectuer un suivi régulier du budget. Échelonné sur la période d'exercice, le budget prévisionnel sert à faire le point des prévisions en temps réel et à prévoir des ajustements, si nécessaire.

Créer un document récapitulatif 

Pour être compris et approuvé, le budget prévisionnel doit être synthétique. Il est donc nécessaire de créer un document qui récapitule l'ensemble des prévisions. Ce document doit permettre au dirigeant et aux éventuels investisseurs de disposer d'une feuille de route explicite qui leur donne une idée claire des tenants et aboutissants du budget prévu. Le document qui récapitule la présentation du budget prévisionnel doit être axé sur :

• le budget prévisionnel et le plan d'action ;
• le bilan détaillé de l'exercice écoulé ;
• les arguments justifiant les propositions pour l'exercice à venir.

Ce document de synthèse doit donner à la direction de l'entreprise ou aux partenaires financiers des indicateurs-clés sur l'exercice financier à venir. Pour une première fois, on peut s'inspirer d'exemples de budgets prévisionnels disponibles sur internet.

Défendre et vendre son projet comme un commercial

L'élaboration d'un modèle de budget prévisionnel pertinent ne suffit pas toujours pour le faire valider par l'entreprise. Il faut donc apprendre à présenter son budget prévisionnel comme un commercial présente un produit à un potentiel client. Il s'agira donc de montrer à l'entreprise ou aux investisseurs l'opportunité que présente la validation du budget. Il faut se montrer convaincant. Pour cela, il sera nécessaire de présenter les chiffres-clés, de préciser les hypothèses, et d’expliquer leurs différentes implications.

Il faut surtout privilégier les objectifs prioritaires de l'entreprise dans ses propositions afin de garantir à l'entreprise qu'ils seront atteints. En outre, pour faire accepter son budget prévisionnel par l'entreprise, il faut se montrer réaliste. Les hypothèses doivent être élaborées en fonction des opportunités et des risques. Enfin, si le budget prévisionnel devait avoir un impact au-delà de la période d'exercice définie, il faut en parler dans sa présentation.