La facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises souhaitant optimiser leur processus de facturation. Cet article aborde les notions fondamentales de la facturation électronique, les avantages qu'elle offre et les solutions existantes pour sa mise en place facile dans les entreprises.
La facture représente un document fiscal, juridique et commercial qui certifie la vente d’un service/bien. Elle est réalisable sur tout genre de support admis par le destinataire, par exemple le papier. Grâce à la digitalisation, la facture électronique a pu voir le jour. En France, à partir des années 90, seuls les documents conformes à des interprétations fiscales étaient acceptés (Signature électronique et EDI fiscal).
Depuis 2013, toutes les formes d’e-factures sont admises (Word, PDF, Excel…), à condition d’établir des contrôles permanents et documentés, sous la responsabilité de la société. En 2014, une facture en format PDF devenait une facture électronique si elle était accompagnée d’une PAF pour la DGFIP. À partir de 2024, elle doit être transformée dans un format admis du socle, et donc dans un format structuré par la PPF, une PDP ou un OD, avant d’être envoyée au destinataire.
L’e-facture doit être conforme à plusieurs obligations, voir les articles du CGI, le Code de commerce et le BOI. Grâce à la Réforme du 1er juillet 2024, l’e-facture va se répandre et le papier graduellement s’effacer. Par ailleurs, l’arrêté et le décret du 7 octobre 2022 viennent fournir des éclaircissements relatifs aux conditions de mise en œuvre de cette réforme.
La généralisation de la facturation électronique pour tous les redevables à la TVA dans l'Hexagone sera établie suivant un calendrier progressif, selon la taille des sociétés. Le ministère de l'Économie et des Finances a confirmé les 3 dates importantes à retenir :
Auparavant, l’Administration ne se fondait que sur des données récoltées pendant des échéances déclaratives (déclaration mensuelle de la TVA…). En outre, elle ne disposait pas de connaissance détaillée des différentes opérations, mais seulement des sommes globales du Chiffre d’affaires.
La compréhension en temps réel ainsi que sur des renseignements personnalisés entre opérateurs devient une source considérable pour mieux comprendre l'activité et l'économie de chaque société (micro économiquement), mais aussi par zones géographiques (connaissance macroéconomique) et par secteurs.
L’idée est de déclarer la TVA pré-remplie en se fondant sur les données des factures et les données du e-reporting. La totalité du CA (ventes) sera connue pour les opérations B2B dont B2B international et B2B domestique. Bien évidemment, le CA B2C est aussi appréhendé via l’e-reporting des processus avec les particuliers ainsi que les non assujettis à la TVA.
Aussi, c’est valable pour les factures reçues ainsi que la TVA déductible. Les statuts de paiement recueillis par les plateformes permettront aussi de définir l’exigibilité de la TVA pour les acomptes et les services et donc l’apparition du droit à déduction.
Les nouvelles compréhensions en temps réel et étape par étape permettront d'identifier plus clairement les différentes opérations douteuses et à risque. Elles permettront également d'intervenir au début de l'évolution des fraudes et de briser les circuits frauduleux. Entre autres, les nouveaux algorithmes proposés donneront la possibilité de traquer la fraude au plus près.
Pour toute société, la dématérialisation et l'automatisation induisent des allègements de charge administrative. En plus de la charge relative au pré-remplissage des déclarations de la TVA, il faut aussi penser à l'indexation des données et des factures par la plateforme publique, ce qui constitue une réduction des charges pour un bon nombre de sociétés.
Il est important de savoir qu’il existe une différence entre un logiciel conforme et un logiciel certifié. Si plusieurs des outils se contentent d’être en conformité avec la législation, certains logiciels, comme par exemple Evoliz, ont choisi de se soumettre à un audit annuel afin de décrocher les certifications NF203 et NF525. Le logiciel de facturation permet d’éditer des factures conformes facturation électronique (via le format Factur-X), et ce, de manière très simple. En seulement quelques minutes, le chef d’entreprise peut créer une facture professionnelle et personnalisée avec les mentions obligatoires.
La facturation électronique va accélérer les processus de paiement, les factures seront reçues plus rapidement. Il est donc primordial de pouvoir émettre des factures aussi rapidement qu’on en reçoit, et ce afin d’éviter les décalages de trésorerie.
