Comment utiliser ma balance âgée pour transformer mes postes clients et fournisseurs comme armes de développement pour mon entreprise ?

La balance âgée n’est pas seulement un outil pour la comptabilité ou le département financier : si on sait bien l’utiliser, elle peut se transformer en véritable levier de développement pour son entreprise. Découvrez comment à travers cet article. 

Sommaire

 

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1. Définition de la balance âgée 

La balance âgée est un document comptable qui récapitule les comptes clients et fournisseurs non soldés, pour permettre à l’entreprise d’avoir une meilleure visibilité sur sa trésorerie à venir. Autrement dit, la balance âgée synthétise l’ensemble des factures clients et fournisseurs qui ont été émises ou reçues, mais pour lesquelles le paiement n’a pas encore été réalisé. 

La balance âgée est un outil important pour le comptable ou pour le directeur financier, mais aussi pour le chef d’entreprise, qui pourra relancer les clients en retard ou bien payer les factures pour les fournisseurs qui sont arrivées à échéance. Par ailleurs, ce document comptable peut aussi être utile pour obtenir un contrat d'assurance-crédit.

La balance âgée est présentée de manière organisée. Les créances clients ou les dettes fournisseurs sont ventilées par tranche de retard de paiement, en fonction de la date d’échéance et du nombre de jours de dépassement. Les créances clients ou dettes fournisseurs sont ainsi affichées par ordre décroissant de délai de paiement, ce qui permet de visualiser les comptes clients qui sont à relancer en priorité. 

Concrètement, on trouvera ainsi dans ce document comptable le numéro de compte ou la dénomination du client ou fournisseur ; le montant de la créance ou dette ; et la ventilation des sommes échues en fonction de la date d’échéance.

La balance âgée est à différencier de la balance comptable, qui est un document qui affiche uniquement le solde des comptes clients, sans afficher le délai de dépassement ; ainsi que de l’échéancier, qui affiche la date d’échéance des factures à payer. 

La balance âgée vous permet donc de transformer les postes clients et fournisseurs en de véritables armes de développement pour votre entreprise. Pour en savoir plus sur le poste client, n’hésitez pas à consulter notre article traitant des enjeux de la maîtrise du poste client.

On distingue généralement deux balances âgées, la balance âgée client et la balance âgée fournisseur. 

 

1.1 La balance âgée client

La balance âgée client indique les retards de paiement ainsi que les montants à encaisser sur les différentes factures émises à vos clients. Les factures dont l’échéance est la plus ancienne sont placées en haut du tableau pour indiquer qu’il s’agit de la priorité. La balance âgée client sert ainsi de base pour relancer les clients.

En général, la balance âgée client se présente de la manière suivante :

  • une 1ère colonne consacrée à la liste des clients ;
  • une 2ème colonne pour les paiements échus à moins de 30 jours ;
  • une 3ème colonne pour les paiements échus à moins de 60 jours ;
  • une 4ème colonne pour les retards de 0 à 30 jours ;
  • une 5ème colonne pour les retards de 30 à 60 jours ;
  • etc. 

 

Ainsi, l’entreprise peut identifier en clin d'œil les clients qui sont des « mauvais payeurs » et mettre au point une stratégie de relance pour chaque client en retard (recouvrement, suspension des livraisons en cours, etc.). La balance âgée permet aussi d’anticiper pour éviter les retards de paiement.

 

1.2 La balance âgée fournisseur

La balance âgée fournisseur fonctionne sur le même principe que la balance âgée client, en remplaçant les factures clients par les factures fournisseurs. La balance âgée fournisseur indique donc les factures que l’entreprise doit payer ainsi que ses retards de paiement. Concrètement, le tableau de balance âgée fournisseur se présente de la manière suivante :

  • une 1ère colonne consacrée à la liste des fournisseurs ;
  • une 2ème colonne pour les paiements échus à moins de 30 jours ;
  • une 3ème colonne pour les paiements échus à moins de 60 jours ;
  • une 4ème colonne pour les retards de 0 à 30 jours ;
  • une 5ème colonne pour les retards de 30 à 60 jours ;
  • etc.

Bien sûr, les deux balances âgées sont complémentaires, elles sont donc à croiser pour avoir un aperçu global de l’état de la trésorerie de l’entreprise !

 

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2. La balance âgée, un outil de pilotage à destination de tous les dirigeants 

La balance âgée ne sert pas uniquement au comptable : c’est en réalité un document très utile pour les dirigeants d’entreprise. A partir de sa balance âgée client, le dirigeant pourra :

  • vérifier que les factures ont bien été payées par les clients ;
  • envoyer des relances aux clients en retard de paiement ;
  • identifier les mauvais payeurs ;
  • déterminer les priorités de relance ;
  • mettre en place une stratégie de relance personnalisée pour chaque client ;
  • analyser la qualité financière de ses clients ainsi que le risque qu’ils représentent pour la trésorerie de l’entreprise ;
  • faire le point sur le nombre de factures réglées dans les temps et le nombre de factures en retard de paiement ;
  • anticiper les retards de paiement en fonction de la typologie de client ou de facture.

La balance âgée client permet ainsi au dirigeant de toujours garder une vision à 360° sur ses encours. 

Quant à la balance âgée fournisseurs, le dirigeant d’entreprise peut s’en servir comme outil pour maintenir une bonne relation avec ses fournisseurs en s’assurant de toujours payer ses factures dans les délais fixés. 

La balance âgée peut être utilisée par le dirigeant d’entreprise à la clôture d’un exercice comptable pour fixer les priorités de relance, organiser le recouvrement des clients, et assurer le suivi de sa trésorerie et surtout de son BFR ou Besoin en Fonds de Roulement. 

Le BFR est la trésorerie sont nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise. Il se calcule en faisant la différence entre l’argent que l’on a hors de l’entreprise (les créances clients) ainsi que les stocks, moins l’argent que l’on doit à ses fournisseurs (dettes fournisseurs). Connaître et maîtriser son BFR permet de s’organiser financièrement pour assurer de maintenir un solde de trésorerie minimal. 

 

3. L’importance d’une tenue régulière et rigoureuse de la balance âgée

La balance âgée est donc un document comptable et organisationnel très utile à la gestion d’une entreprise ! C’est pourquoi il est important de la tenir régulièrement à jour. Pour vous faciliter la vie dans cet exercice, vous pouvez utiliser un logiciel de trésorerie, qui vous permettra de gérer très simplement les dettes fournisseurs et créances clients. Ces logiciels prévoient de nombreuses fonctionnalités pour anticiper. Un outil qui vous permettra donc de gagner du temps et d’en consacrer davantage à la gestion de votre entreprise !

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