Le budget prévisionnel est un document financier qui présente, sous forme d’un tableau, l’ensemble des recettes et dépenses d’une entreprise sur l’année en cours ou à venir.
Établir un budget prévisionnel est essentiel pour les entrepreneurs et les dirigeants, car cela permet d’obtenir une vision claire de la projection de l’activité d’un point de vue financier, et ainsi d’anticiper les besoins et d’apprécier sa rentabilité potentielle.
Comment construire correctement son budget prévisionnel ? On fait le point sur l’élaboration d’un budget prévisionnel, étape par étape, afin de vous aider à mieux comprendre comment fonctionne ce document financier essentiel.
1. Un budget prévisionnel, pour quoi faire ?
Le budget prévisionnel va répertorier l’ensemble des entrées (recettes, financements, etc.) et des sorties (coûts opérationnels, salaires, remboursements d’emprunts, etc.) prévues pour s’assurer de la profitabilité et de la rentabilité de l’entreprise, mais aussi mieux visualiser et maîtriser les coûts sur l’activité financière et anticiper les besoins pour mieux y répondre. En d’autres mots, le budget prévisionnel doit être considéré comme la feuille de route à court et moyen termes : il donne une direction au dirigeant, et va servir d’appui pour élaborer la stratégie de développement de son entreprise.
Le budget prévisionnel est amené à évoluer au cours du temps (en fonction par exemple des prix du marché, des prix des matières premières, de l’évolution des différentes lignes de coûts, etc.). Il repose sur des estimations rigoureuses et va donc fournir une vue globale et réaliste des charges et des recettes.
Le premier rôle du budget prévisionnel est de s’assurer de la viabilité économique de l’activité de son entreprise et d’éviter un déficit budgétaire. En permettant au dirigeant d’anticiper des changements conjoncturels ou structurels (comme par exemple une hausse potentielle brusque des charges), il donne les clés à l’entreprise pour s’adapter en cas d’imprévu.
Le second rôle du budget prévisionnel est d’anticiper au maximum afin d’affiner sa stratégie de développement. En effet, il vous donnera une idée de si votre entreprise est en plein essor ou si, au contraire, elle connaîtra une mauvaise année. Il vous permet d’anticiper vos besoins (notamment en ressources humaines et matérielles) afin d’orienter votre stratégie de management.
2. Comment construire son budget prévisionnel ?
Le budget prévisionnel est donc un document financier de première importance pour la bonne gestion d’une entreprise. Malheureusement, de nombreux dirigeants ou entrepreneurs font encore l’impasse dessus par peur d’y passer trop de temps.
Suivez notre guide pour construire un budget prévisionnel facilement, afin de ne plus être bloqué par cette idée reçue.
2.1 - Définir les différentes lignes de recettes
La première chose à faire est de définir les recettes et les dépenses de votre entreprise sur l’exercice. Commençons par les entrées. Celles-ci peuvent être :
- les recettes liées à de la vente de marchandises ou de prestations de services ;
- les financements perçus (dettes, augmentations de capital, etc.) ;
- les subventions et aides financières accordées à votre entreprise ;
- les produits financiers si vous avez recours à l’investissement boursier ;
- Etc.
Évidemment, cette liste n’est pas exhaustive, et doit être adaptée à chaque type de structure. Si vous êtes une association, la vente de produits ou de prestations de services sera remplacée par les cotisations ou adhésions des membres de l’association, et toute autre action rapportant de l’argent à la structure.
2.2 - Définir les différentes lignes de coûts
Vous allez ensuite définir les dépenses de votre entreprise. Celles-ci peuvent être :
- des charges d’exploitation (approvisionnements, sous-traitance, etc.) ;
- l’achat de fournitures (fournitures administratives, fournitures d’entretien, eau, électricité, fournitures diverses, etc.) ;
- des charges externes (loyers, charges locatives, assurances, entretien des locaux, etc.) ;
- des frais de fonctionnement (frais de déplacement, frais de transport, emballage et conditionnement des produits, frais de marketing, frais d’actes, honoraires des prestataires, téléphone, etc.) ;
- les frais de personnel (salaires, charges salariales, commissions…) ;
- les impôts et les taxes (TVA, CET, etc.) ;
- des charges financières (remboursement d’emprunt bancaire et intérêts, AGIOS, etc.) ;
- des charges exceptionnelles (des pénalités, par exemple).
2.3 - Distinguer les coûts fixes et les coûts variables
Attention à ne pas confondre les charges fixes et les charges variables. Les charges fixes, dites « de structure », sont les charges qui ne varient pas, ou quasiment pas, quel que soit le volume de votre activité ou le niveau de production. Il peut s’agir par exemple des loyers, des primes d’assurance, des abonnements à des logiciels, etc.
Les charges variables sont les dépenses dont le montant va varier en fonction de votre volume d’activité. Il peut s’agir, par exemple, de l’achat de matières premières, de l’électricité, des frais d’emballage, des frais de transport des marchandises, des frais de marketing, etc.
La nature des charges fixes et variables peut varier d’une entreprise à l’autre. Par exemple, les charges d’électricité peuvent constituer une charge fixe pour un courtier en assurance, et une charge variable pour une entreprise industrielle dont le niveau de production fait varier directement les volumes d’électricité consommés.
La distinction entre coûts fixes et coûts variables est primordiale car, si vous prévoyez une augmentation de votre volume d’activité, cela va avoir un impact direct sur les charges variables, tandis que les charges fixes resteront en principe globalement au même niveau par rapport aux périodes précédentes.
Par ailleurs, la connaissance précise de vos coûts fixes et variables peut vous permettre de calculer votre seuil de rentabilité et votre point mort.
2.4 - Mettre à plat les hypothèses pour les différentes lignes
Pour chaque ligne, vous ne pourrez pas estimer le montant précis que vous allez gagner ou dépenser. C’est pourquoi il est nécessaire de définir des hypothèses, que vous allez ensuite pouvoir modifier facilement en cas de besoin. Par exemple, vous pouvez prendre des hypothèses sur les prix de vos différents produits, ce qui vous permettra de les revoir à la hausse ou à la baisse en cours d’année si cela s’avère nécessaire. Pour chaque hypothèse, vous pouvez également définir différents scénarios : un scénario pessimiste, un scénario standard et un scénario optimiste. Il est important de rester réaliste : on ne vous demande pas d’être trop pessimiste ou trop optimiste car cela vous donnerait une vision biaisée de l’exercice en cours ou à venir.
2.5 - Créer les formules de calcul sur chacune des lignes
La dernière étape pour construire un budget prévisionnel est de mettre en forme le document financier. Trois méthodes sont possibles pour construire son budget prévisionnel :
- construire son budget prévisionnel à la main. Cette méthode est plutôt réservée aux petites entreprises et autoentrepreneurs qui risqueront moins de faire des erreurs à cause du volume de données à traiter ;
- utiliser un tableur Excel. Flexible, le tableur Excel permet d’intégrer de nombreuses formules de calcul pour automatiser son budget prévisionnel et gagner du temps. Ainsi, à chaque modification, vous pourrez le faire évoluer en un seul clic ;
- utiliser un logiciel de prévision de trésorerie. Ces logiciels permettent de gagner du temps et de limiter les risques d’erreur. C’est une solution très pratique pour les dirigeants qui n’ont que peu de temps à y consacrer.
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