Délais de paiement : comment faciliter mes recouvrements de factures ?

Comment faire pour correctement suivre vos factures impayées et remédier à ce retard ? C’est LA question que se posent nombre d’entrepreneurs. 

Or, de sérieux problèmes de trésorerie peuvent survenir lorsque le délai de paiement habituel de 30 jours est dépassé. À partir de ce moment, le client rentre dans une zone rouge qui vous met dans une situation délicate tant financière que relationnelle car vous allez devoir confronter votre client. 

La survie et le succès de votre entreprise dépendent d'un flux de trésorerie sain. Il est donc essentiel que vous sachiez comment faire face aux délais de paiement lorsqu’ils se présentent. Voici quelques stratégies simples que vous pouvez employer pour obtenir vos recouvrements de factures impayées tout en maintenant de bonnes relations avec vos clients.

Sommaire

Ne présagez jamais le pire

Lorsqu'un paiement n'est pas effectué à temps, la tentation est grande de penser au pire et de supposer que le client essaie de s'en tirer sans payer. 

C'est rarement le cas. Dans la plupart des cas, le client a tout simplement oublié de payer ou a prévu de vous payer à une date ultérieure.

Nous vous conseillons plutôt d'attendre quelques jours après l'échéance du paiement pour envoyer un rappel poli.

 

N’ayez pas peur de réclamer vos factures, c’est votre droit

Gardez à l’esprit que le suivi des factures fait partie intégrante du processus. Contacter un client pour lui demander de payer n’est pas malpoli. 

Vous avez fait le travail et le client est satisfait, vous avez donc le droit d'être payé à temps. Si les conditions de paiement ne sont pas respectées, c’est le client qui est en tort, pas vous.

 

Fixez rapidement les attentes en matière de conditions de paiement

Personne n'aime parler d'argent, mais le fait de fixer les attentes du client en discutant de vos conditions de paiement dès le début peut éviter des problèmes plus tard.

Expliquez au client quand vous comptez le facturer et quelles sont les modalités de paiement. La plupart des petites entreprises ont tendance à opter pour un délai de paiement de 30 jours, tandis que les grandes entreprises peuvent se contenter de 60 jours.

Notez également que certaines entreprises demandent également qu'une partie du prix soit payée d'avance.

 

Prévenez vos clients des frais d'intérêt sur les retards de paiement des factures

 

Une réglementation stricte

Si vous constatez des retards de paiement récurrents chez certains de vos clients, il peut être judicieux de leur rappeler les règles en matière de délai de paiement

Renseigner les pénalités applicables en cas de retard de paiement dès la signature du contrat est d’ailleurs obligatoire pour les clients professionnels en vertu de l’Article L441-9 du Code du Commerce

📌 Pour en savoir plus sur comment se comporter en cas de retard de paiements, découvrez l’article du gouvernement sur les délais de paiement.

 

Pénalités de retard

Généralement, le taux des pénalités de retard est indexé sur le taux d’intérêt semestriel appliqué par la banque centrale européenne, majoré de 10 points. Mais il peut être inférieur, sans toutefois être fixé en dessous du taux d’intérêt légal multiplié par 3.

Si vous n'êtes pas sûr du niveau d'intérêt à facturer, vous pouvez fixer vos propres conditions tant qu'elles sont conformes aux directives du gouvernement

Certaines personnes choisissent de facturer 2% d'intérêts sur les paiements effectués après 30 jours, puis 3% après 60 jours.

Cependant, vous devez avertir vos clients dès le départ que des intérêts seront facturés si vos factures ne sont pas payées à temps.

📌 Pour davantage de précision sur le cadre juridique des délais de paiements suivez ce lien. 

 

Envoyez un relevé des coûts impayés

Si aucun paiement n'est prévu et que vous ne recevez pas de réponse du client demandant un délai supplémentaire, vous devez alors envoyer un autre e-mail. Cette fois, expliquez que la facture est en retard et joignez un relevé des coûts impayés.

À ce stade, vous pouvez également envisager de redéfinir les priorités de votre charge de travail. Si vous avez encore du travail à faire pour le client, mettez-le en bas de votre liste de choses à faire. Après tout, il est contre-productif d'effectuer un travail supplémentaire pour lequel vous ne serez peut-être pas payé.

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Appelez-les poliment pour demander le recouvrement de votre facture 

Il est beaucoup plus facile d'ignorer un courriel que de rejeter une demande de paiement faite par téléphone. Si vous avez suivi les conseils ci-dessus et que vous n'avez toujours pas reçu l'argent, vous devez parler au client pour lui demander s'il y a un problème lié au paiement.

Il se peut que le client ait lui-même des problèmes de trésorerie et souhaite un délai supplémentaire pour payer.

 

Que faire si le client ne paie toujours pas la facture ?

Si le client ne paie toujours pas, ne lâchez pas les bras ! Ne laissez pas ce problème prendre trop de temps sur votre journée de travail, mais assurez-vous que le client sait que vous n'êtes pas prêt à le laisser filer.

Si le paiement est promis, demandez la date à laquelle il sera effectué. Vous devez également cesser tout travail pour le client jusqu'au règlement de la facture.

Pendant que la situation est en cours de résolution avec le débiteur, vous pouvez envisager des options de financement à court terme pour faciliter la transition si elle exerce une pression sur la trésorerie de votre entreprise. 

 

Automatisez la gestion de vos factures client 

Selon le Baromètre Atradius des pratiques de paiement (édition d'octobre 2018), 60 % des répondants ont constaté une accélération du délai de paiement après le passage à la facturation électronique… 

L'automatisation permet la diffusion de toutes vos factures (par courrier, par email en PDF simple ou signé, sur un portail web, via la plateforme Chorus, etc.) pour un envoi et un paiement plus rapides. Plusieurs avantages sont liés à l'automatisation 

  • Adaptation aux exigences et contraintes de facturation de vos clients ; 
  • Amélioration de la relation client ; 
  • Élimination des erreurs liées au traitement manuel ;
  • Des coûts réduits et moins de litiges ;
  • Visibilité et suivi accrus des expéditions. 

 

Confiez la gestion de vos factures à un service comptable 

L'idéal est de confier la gestion de vos factures à un service comptable pour un meilleur suivi de celles-ci, y compris celles impayées. Avant de lancer la procédure de recouvrement, l'entreprise identifie d'abord les raisons de l'insolvabilité du débiteur.

En faisant appel à une société spécialisée, vous recevrez périodiquement un relevé de compte avec le détail des paiements de vos clients, ainsi qu'un historique de tous les mouvements financiers de votre portefeuille clients et la liste des factures impayées, ce qui vous permettra de suivre l' évolution de la situation.

 

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Et surtout, entretenez votre relation-client !

Derrière les aspects techniques et financiers de la négociation des conditions de paiement se cache une stratégie commerciale plus globale. Vous devez vous demander quel type de relation vous souhaitez construire avec votre client sur le long terme.

Un client fidèle et régulier doit être récompensé : ces comptes constituent la base de ce qui fait vivre votre entreprise, assurent la récurrence des commandes et finalement la solidité de votre trésorerie d'exploitation.

De même, en cas de factures impayées, il faut entretenir une bonne relation avec le client et apaiser les tensions pour éviter que le retard de paiement ne se transforme en non-paiement.

 

Que faire quand un client souhaite obtenir un délai de paiement supplémentaire ?

Dans certains cas, votre client sera très transparent et vous demandera directement s’il peut avoir un délai de paiement supplémentaire. Voici comment réagir face à cette demande. 

Délais de paiement

 

Connaître la situation de votre trésorerie

Accorder un crédit commercial à votre client consiste à accepter de différer un flux d'argent dans votre trésorerie, alors même que la facture a été signée et le chiffre d'affaires enregistré. Vous devez donc vous assurer que la situation de votre trésorerie vous permet de le faire. 

C'est pourquoi une bonne analyse de votre fonds de roulement est indispensable avant de négocier des conditions de crédit. L'accumulation de créances commerciales pourrait réduire votre cash-flow libre et handicaper vos opérations et investissements courants.

Il est également utile de vérifier si votre entreprise dispose de réserves financières solides et suffisantes en cas de complications avec un mauvais payeur

Les conseillers Fygr peuvent d’ailleurs vous aider dans cette démarche, de façon à bien lire ces chiffres afin de vous alerter ou de vous rassurer.

📌 Pour en savoir plus, découvrez notre article sur comment mesurer la marge de sécurité d’une entreprise.

 

Estimer la solvabilité de votre client

De même, il est conseillé d'étudier la situation financière de votre client - par exemple en effectuant des vérifications de sa solvabilité - avant de négocier les conditions de paiement des factures, afin d'évaluer sa capacité à payer à temps.

Les états financiers de l'entreprise peuvent être utilisés pour estimer leur solvabilité à court et moyen terme. Il convient notamment d'examiner 

  • le flux de trésorerie d'exploitation - les liquidités générées par les opérations courantes ; 
  • ainsi que le ratio dette/revenu, par rapport à la moyenne du secteur.

Vous pouvez également demander un rapport de solvabilité, détaillant l'historique des paiements de votre client auprès d'autres entreprises. Le score de crédit est une mesure de la stabilité financière d'une entreprise et de la probabilité qu'elle paie à temps : le score va généralement de 1 à 100, 75 étant un excellent score.

Si vous souhaitez en savoir plus sur notre outil intelligent destiné à l’amélioration de vos finances, garantissant un gain de temps et de sérénité aux dirigeants d’entreprises, contactez-nous :ESSAI GRATUIT

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