Les entreprises ont aujourd'hui la possibilité de se transformer numériquement pour améliorer leurs process, gagner la confiance des clients et ainsi se différencier de la concurrence. Plus qu'une opportunité, la numérisation est désormais devenue une nécessité.
Dans de nombreuses entreprises, la mise en place d'outils numériques a été (et continue d'être) un grand défi, car le faire correctement est ce qui fera la différence entre le succès et l'échec.
Pour aborder de la bonne manière la transformation de l'entreprise, les outils que nous utilisons pour gérer les différents processus sont essentiels, car ils pourront grandement contribuer à la création d'un avantage concurrentiel à part entière. Parmi les meilleurs dirigeants, beaucoup ont su utiliser intelligemment les possibilités offertes par les nouvelles technologies.
Dans cet article, nous vous présentons les clés et outils qui vous permettront de digitaliser la gestion de votre entreprise et devenir ainsi un leader de votre secteur.
1. Quels sont les avantages de digitaliser votre entreprise?
Bien que de nombreuses entreprises aient déjà fait les premiers pas pour numériser leur activité, beaucoup d'autres n'ont pas encore commencé. Cela est principalement dû à la peur du changement et à la méconnaissance de ses avantages. Pour cette raison, avant d'analyser les clés et les outils indispensables à la transformation numérique, il est important d'examiner quels sont les bénéfices qu'elle peut apporter à votre entreprise :
- Augmentation de la productivité et de la rentabilité ;
- Augmentation des avantages compétitifs et, par conséquent, des possibilités de développer et diversifier la clientèle ;
- Optimisation dans la gestion de l’information et dans la communication avec les clients ;
- Automatisation et simplification des processus ;
- Satisfaction et fidélisation des clients, aussi bien potentiels qu’actuels ;
- Amélioration de l’opérabilité et de l’image de l’entreprise ;
- Etc.
Afin de numériser correctement la gestion d'une entreprise, il est important de savoir qu'il ne s'agit pas d'un processus qui se termine par la simple acquisition et installation d'appareils et d'équipements, mais plutôt qu'une fois démarré et mis en place, il doit être maintenu de façon continue et permanente dans la société.
De cette façon, la numérisation vous aidera à atteindre votre objectif : augmenter les ventes et réduire les coûts tout en maintenant la meilleure qualité de service, afin de permettre de devenir des leaders dans votre secteur. Par conséquent, il est essentiel de la programmer et de l'exécuter de la manière la plus organisée possible, en créant d'abord un plan stratégique, avec des objectifs bien définis et des actions individuelles, visant à transformer et adapter les installations et les processus, voire à former le personnel de l'entreprise.
Pour cela, il peut être utile de s'appuyer sur des professionnels qui vous accompagnent et vous conseillent tout au long du processus, en établissant des objectifs à court, moyen et long termes et en déterminant les exigences et le chemin à suivre pour les atteindre.
D'autre part, vous devez également garder à l'esprit que ce processus de digitalisation doit satisfaire les besoins de vos clients, car leur confiance sera ce qui vous permettra de vous positionner comme des leaders dans votre secteur. Plus vous collectez et analysons d'informations grâce à vos outils numériques, plus il sera facile de leur proposer ce qu'ils recherchent et d'y baser votre stratégie.
2. 4 types d'outils pour digitaliser la gestion de votre entreprise
Actuellement, lorsque vous prenez la décision de numériser votre entreprise, vous disposez d’un éventail varié de possibilités et outils parmi lesquels choisir. Voici quelques exemples de domaines dans lesquels vous pouvez entamer facilement la digitalisation de votre entreprise :
2.1 - Pour la gestion financière
Parmi les opérations qu'une entreprise doit gérer correctement, vous retrouvez évidemment la trésorerie. Ce n'est pas une tâche facile, car un grand nombre de transactions bancaires passent quotidiennement, ce qui implique directement des changements dans la trésorerie de l'entreprise.
Si vous effectuez cette tâche manuellement, vous risquez de perdre des informations importantes ou de faire des erreurs. Heureusement, la transformation numérique est là pour vous aider. Un logiciel de gestion de trésorerie comme Fygr vous aide à garder une trace de ces éléments, à analyser les informations en un clin d'œil, et à créer des prévisions financières très facilement.
2.2 - Pour la gestion de vos communications
Dans le domaine des communications, aussi bien interne qu’externe, il existe de nombreux outils de téléphonie virtuelle dans le cloud qui peuvent aider les entreprises. En gérant efficacement leurs communications grâce aux outils numériques les plus puissants du marché, ils apportent un élément de différenciation dans leur service, ce que les clients apprécient grandement.
Actuellement, ces systèmes permettent le contact par voix, vidéo et chat sur Internet. De cette façon, il est possible de gérer vos communications de n'importe où et avec n'importe quel appareil (mobile, ordinateur ou tablette) connecté à Internet. Dans le cas des systèmes les plus avancés, qui sont ceux qui utilisent la technologie WebRTC, tout est hébergé dans le cloud, il n'est donc pas nécessaire de télécharger un logiciel.
En plus d'aider à numériser l'entreprise de manière simple, cela favorise la mobilité et les économies de coûts, puisqu'aucun investissement en équipement n'est requis.
2.3 - Pour la gestion des informations des clients
Dans leur activité quotidienne, les entreprises manipulent une grande quantité d'informations sur les clients. Pour une bonne gestion de celles-ci, l'un des outils les plus utilisés est le logiciel de gestion client ou CRM.
Grâce à ces systèmes, il est possible de maintenir un registre de toutes les interactions entre l’entreprise et les clients (et éventuellement les prospects), en ayant toutes les informations sur l’état des commandes et les conversations précédentes sur la même plateforme.
De plus, mes CRM permettent souvent l’intégration avec d’autres logiciels. Par exemple, en connectant un CRM avec les systèmes de téléphonie virtuelle dont nous avons parlé auparavant, concrètement, avec les standards virtuels, il est possible d'identifier le client avant de décrocher l’appel ou de répondre à son message. L’agent pourra voir automatiquement les informations de ce dernier depuis la même interface sur laquelle il gère les interactions.
Ces systèmes peuvent donc devenir des atouts essentiels dans toute entreprise pour numériser la gestion des données clients.
2.4 - Pour la gestion de votre équipe
Enfin, à l'heure où de nombreuses entreprises sont en télétravail, il est indispensable de mettre en place des outils numériques qui facilitent la collaboration et assurent une gestion optimale des équipes.
Ainsi, les plateformes de collaboration en temps réel et les espaces de stockage dans le cloud qui permettent l'accès à tous les employés sont désormais souvent essentiels.
Ces systèmes de technologie de pointe offrent aux entreprises la possibilité de pouvoir s'adapter à un environnement technologique en constante évolution, assurant une planification adéquate des ressources et un service client optimal.
Pour conclure, il est important de garder à l'esprit que la formation des membres de l'équipe de travail est essentielle dans le processus de transformation numérique, car bien que la numérisation de la gestion avec les outils appropriés améliore les processus, ceux-ci ne remplacent pas les ressources humaines.
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