Avec la digitalisation de nombreux outils, plusieurs logiciels de trésorerie ont récemment émergé. Leur objectif est d'aider les dirigeants et les experts-comptables à gérer plus facilement les finances de l'entreprise. Dans cet article, nous récapitulerons toutes les fonctionnalités importantes proposées par ces logiciels.
1. Qu’est-ce qu’un logiciel de trésorerie ?
Au sens le plus strict, un logiciel de trésorerie est un outil informatique qui propose de gérer plus facilement les tâches de trésorerie nécessaires à la pérennité de son entreprise.
Ainsi un logiciel de trésorerie permet :- De visualiser le niveau de liquidité disponible (c’est-à-dire le cash dont dispose l’entreprise) ;
- De contrôler au mieux les diverses entrées et sorties du tableau de trésorerie tout en maîtrisant les risques financiers ;
- Et d’anticiper l’évolution de la trésorerie et du BFR.
2. Les fonctionnalités qui facilitent la gestion de trésorerie
2.1. Visualiser en un coup œil ses flux de trésorerie
Grâce à un logiciel de trésorerie vous pouvez rapidement obtenir une image simple, percutante et compréhensible de votre tableau de trésorerie.
La prise en main des logiciels de trésorerie est particulièrement simple. Tout est fait pour vous permettre de visualiser en un regard les informations clés sur la trésorerie de votre entreprise en quelques clics.
Mais pourquoi est-ce clé ? En visualisant efficacement vos flux de trésorerie, vous réduisez considérablement le risque de passer à côté d'une information capitale pour la gestion de votre trésorerie.
Sur le logiciel de trésorerie Fygr, vous pouvez en effet visualiser très simplement tous vos flux de trésorerie actuels et prévisionnels en un seul coup d'œil.
📌 Pour en savoir plus, découvrez notre article Les bienfaits d'un suivi de trésorerie régulier et rigoureux.
Aperçu du dashboard de gestion de trésorerie Fygr
2.2. L'agrégation automatique des données bancaires
Savez-vous qu'un logiciel de trésorerie peut vous faire gagner un temps considérable en recueillant automatiquement et en temps réel les flux bancaires sur tous vos comptes ?
En effet, un bon logiciel de trésorerie s’alimente automatiquement et fait en sorte que les dernières transactions remontent au fur-et-à-mesure dans votre reporting.
C’est le meilleur moyen de suivre efficacement votre trésorerie en temps réel. C'est également très pratique pour éviter toute erreur de saisie ou de mise à jour.
Enfin, l'agrégation des données bancaires est une fonctionnalité très importante pour les experts comptables puisqu'elle leur fait gagner un temps considérable en leur permettant de suivre vos flux de trésorerie en temps réel.
2.3. La possibilité de personnaliser votre tableau de bord
Optimisez effacement le pilotage de votre trésorerie en personnalisant votre tableau de bord. En effet, selon votre secteur, vous n'aurez pas besoin de visualiser les mêmes informations. Grâce à la personnalisation du tableau de bord, vous pourrez visualiser en un coup d'oeil toutes les informations qui vous sont essentielles.
En effet, plus l’ergonomie de votre logiciel se rapproche des besoins de votre activité, plus les indications proposées par le logiciel sont pertinentes et utiles. À ce titre, il est important de pouvoir rajouter, enlever et modifier les noms des catégories et sous-catégories et mettre en valeur des données prioritaires pour votre business.
2.4. Collaborer à plusieurs utilisateurs sur le logiciel
Grâce à un logiciel de trésorerie, vous pourrez suivre à plusieurs les finances de votre entreprise. Vous pourrez ainsi donner accès à vos reportings et prévisionnels de trésorerie à vos associés, investisseurs, conseillers, employers et bien sûr, experts comptables.
Certains logiciels de trésorerie comme Fygr vous permettent de facilement travailler en temps réel à plusieurs sur un même outil grâce au mode collaboratif. Par ailleurs, il peut être intéressant d'avoir des accès différenciés, plus ou moins étendus, en fonction des utilisateurs.
2.5. Être notifié lors du dépassement bancaire et / ou retard de paiement
Suivre ses factures est un bon début. Mais sécuriser sa trésorerie demande d’être proactif.
Un logiciel de trésorerie vous permet en effet de créer des alertes en cas de retards de paiement client. Si la facture n’est pas payée à la date d'échéance, vous pourrez le visualiser directement dans le logiciel.
Idem pour les dépassements de découvert bancaire autorisé. Le logiciel détecte que votre trésorerie prévisionnelle passe en-dessous du seuil autorisé, et vous êtes ainsi alerté avant qu’il ne soit trop tard.
2.6. Gérer la pré-comptabilité
En choisissant une solution vous donnant la possibilité d’affecter des documents justificatifs à vos transactions bancaires, vous rassemblez sur un seul et même outil :
- La gestion de la trésorerie ;
- La pré-comptabilité.
Les factures et notes de frais sont alors reliées aux mouvements bancaires automatiquement, ce qui peut grandement faciliter la collaboration avec votre expert-comptable !
Cette option est particulièrement utile dans une optique de simplicité, de gain de temps et d’efficacité.
3. Les fonctionnalités au service de prévisions plus justes
Un logiciel de trésorerie doit pouvoir aider l’entrepreneur et l'expert comptable à se projeter dans l’avenir.
Les logiciels de trésorerie vous permettent ainsi de prévoir vos flux de trésorerie. Fygr par exemple, est la première solution capable de construire automatiquement des projection de trésorerie. Voyons de plus près ce que cela signifie !
3.1. Créer un budget prévisionnel
À partir de l'historique de l'entreprise, vous pouvez créer automatiquement les budgets prévisionnels pour anticiper l’équilibre entre les recettes et les dépenses.
Le logiciel de trésorerie facilite ainsi le remplissage du plan de trésorerie et évite les erreurs de calcul possibles sur Excel.
Pour y arriver, c'est très simple ! Fixez les budgets prévisionnels de l'entreprise pour chaque catégorie et sous-catégorie sur le logiciel, puis laissez faire l'outil !
Aperçu du module de suivi et prévision de trésorerie sur Fygr
3.2. Comparer le prévisionnel au réel
Une fois vos budgets prévisionnels effectués, il est possible de comparer le réalisé (ce qu’il se passe réellement sur vos comptes) avec vos prévisions. Vous mesurez ainsi les écarts et ajustez vos prévisions si nécessaire.
Grâce à la connexion bancaire et à la catégorisation automatique de vos opérations, cette comparaison peut se faire automatiquement.
Aperçu du module Budget vs. Réalisé sur Fygr
3.3. Se projeter à travers des scénarios à différents termes
Pouvoir se projeter dans votre prise de décision est un critère clé. Il est donc primordial de choisir un logiciel de trésorerie permettant de concevoir simplement, et de manière fiable, des prévisions de trésorerie.
Il est crucial que ces prévisions puissent se matérialiser sous forme de scénarios (par exemple : “pessimiste”, “optimiste”, “normal”) afin d’intégrer aux prévisions un certain niveau d’incertitude.
Le logiciel de trésorerie Fygr vous permet également de choisir la temporalité des prévisions de trésorerie que vous souhaitez établir.
En effet, selon vos besoins, vous pouvez être amenés à prévoir votre activité sur plusieurs années. Assurez-vous donc que le logiciel vous laisse choisir la temporalité de vos prévisions.
Aperçu du module d'affichage des scénarios sur l'interface Fygr
3.4. Estimer le solde de TVA
Rappel : pour calculer un montant HT à partir d’un montant TTC :
- Taux normal (20%) : (Prix TTC / 120) x 20
- Taux intermédiaire (10%) : (Prix TTC / 110) x 10
- Taux réduit (5,5%) : (Prix TTC / 105,5) x 5,5
Imaginez-vous faire ces calculs pour chaque entrée et sortie afin de déterminer le bon niveau de décaissement à la fin de votre période comptable et l’intégrer dans vos prévisions. Pénible, non ?
Certains logiciels de trésorerie vous donnent cette indication automatiquement. À chaque catégorie d'opérations est assignée un taux de TVA. Vous connaissez ainsi votre TVA collectée et déductible sur votre période de déclaration. Adieu les prises de tête et les estimations imprécises.
4. Les fonctionnalités d'automatisation
Les logiciels de trésorerie sont des machines intelligentes au service de l’homme. Voici quelques fonctionnalités d’automatisation des tâches qui vous feront gagner un temps précieux aux dirigeants et aux experts-comptables !
4.1. La mise à jour automatique de vos indicateurs
L’agrégation des données bancaires en temps réel n’a de sens que si vos indicateurs de pilotage sont eux aussi mis à jour automatiquement. Lorsqu’un logiciel de trésorerie collecte les données, les traite et met à jour les indicateurs du tableau de bord, cela économise du temps de traitement et d'analyse.
Cela contribue aussi à sécuriser les décisions du dirigeant. Enfin, cette démarche participe à l’amélioration de la qualité de travail des équipes puisque :
- elles peuvent s’attacher à traiter des tâches plus importantes,
- l’automatisation des transferts des données réduit drastiquement le nombre d’erreurs de traitement, de calcul ou de saisies,
- l’utilisation de l’informatique permet de conserver un historique et d’unifier le format des données afin d’augmenter la capacité et la finesse d’analyse.
4.2. L'automatisation des tâches à faible valeur ajoutée
La digitalisation et le développement de l’IA sont devenus centraux dans de nombreuses solutions Saas. Et cela inclut évidemment les logiciels de trésorerie.
Fygr, par exemple, propose d’automatiser de nombreuses tâches. Par exemple, vous enregistrez une transaction correspondant à un billet SNCF dans une catégorie “Transport”. Il vous sera alors proposé que chaque nouvelle transaction dont le libellé inclura le terme “SNCF” soit rangée dans la catégorie "Transport". Gain de temps et de précision pour tous les collaborateurs travaillant sur la trésorerie !
De nombreuses autres tâches peuvent être automatisées. Par exemple :
- La récupération et la mise à jour automatiques des données bancaires ;
- La catégorisation analytique des transactions ;
- L’association de justificatifs à des transactions (pré-comptabilité) ;
- La retranscription des éléments bancaires sous la forme d’un graphique et d’un tableau ;
- Etc.
Attention toutefois à bien garder en tête que certains des chiffres obtenus lors de ces estimations restent indicatifs, et peuvent varier en fonction de nombreux facteurs comme un statut particulier, la mise en place d’une convention collective ou un système d’aides à l’embauche.
Par exemple, le statut Jeune Entreprise Innovante (JEI) exonère les entreprises des cotisations patronales d’assurances sociales et d’allocations familiales. En cas de doute, contactez votre expert-comptable pour avoir des estimations plus précises.
4.3. L'anticipation de certaines dépenses récurrentes
Votre logiciel de trésorerie aide à prévoir les flux financiers attendus. Et c’est à ce titre qu’une de ses fonctionnalités est de reconnaître les flux récurrents liés à l’activité. Il propose donc de la prendre en considération dans ses calculs de trésorerie disponible à venir.
Loyers, salaires, abonnements, remboursement de crédit et autres coûts récurrents sont ainsi reconnus par le logiciel et intégrés dans les anticipations de flux futurs qu’il présente.
5. Tableau récapitulatif
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FACILITATION |
PRÉVISION |
AUTOMATISATION |
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Les tableaux de trésorerie mis en place au sein des logiciels de trésorerie possèdent de multiples fonctionnalités et avantages. De l’automatisation des tâches à une tenue des comptes facilitée en passant par la mise à disposition de divers outils prévisionnels, les logiciels de trésorerie sont devenus les nouveaux compagnons de route des gérants d’entreprise, novices comme aguerris.
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