La maîtrise de la trésorerie d’une entreprise est indispensable pour la bonne gestion de celle-ci. Que vous soyez en plein lancement d’une entreprise ou avec une activité opérationnelle depuis plusieurs années, bien gérer sa trésorerie est en effet une condition nécessaire afin d’éviter de rencontrer des difficultés financières. Le logiciel de gestion de trésorerie possède de multiples fonctionnalités et il est souvent un atout pour toutes les entreprises, en particulier celles ne disposant pas d’aide administrative et comptable. Mais il est surtout important en ce qui concerne la gestion du BFR. Nous vous proposons de découvrir 3 raisons d’utiliser un logiciel de gestion de trésorerie pour optimiser la gestion de votre BFR.
1. Un logiciel de trésorerie vous permet d’anticiper le BFR futur
1.1 Pourquoi vous devez anticiper votre besoin de financement ?
La gestion de trésorerie d’une entreprise consiste en partie à gérer les liquidités de cette dernière. Qu’elles soient présentes en caisse ou en banque. Gérer la trésorerie de manière optimale implique donc d’être en permanence en mesure d’évaluer le besoin en fonds de roulement nécessaire au bon fonctionnement du cycle d’exploitation. Ce qui signifie la trésorerie exigible pour couvrir les dépenses courantes à court terme.
La gestion rigoureuse et optimale de la trésorerie permet également de fixer les échéances dont il faut tenir compte pour l’encaissement des factures clients et le décaissement des factures fournisseurs. Un logiciel de trésorerie est donc un atout majeur pour centraliser et simplifier tout cela de façon claire et précise. Il vous permet en effet d’optimiser votre BFR en vous basant sur ses trois facteurs clés :
- Le délai de paiement des fournisseurs
- Retarder au maximum le paiement des dettes fournisseurs (tout en vous assurant évidemment de maintenir la meilleure relation possible avec eux)
- Le délai de règlement des clients
- Faire en sorte que les clients règlent leurs factures le plus rapidement possible
- La rotation des stocks
- Limiter autant que possible le niveau de stocks (en les écoulant, en évitant leur immobilisation, etc.)
1.2 L’utilité d’un logiciel de gestion de trésorerie pour anticiper votre BFR
La trésorerie d’une entreprise, le besoin en fonds de roulement (BFR) ainsi que le fonds de roulement (FR) sont étroitement liés. En effet, si le FR est supérieur au BFR, l’entreprise n’a pas de besoin en financement, car elle a accumulé suffisamment de réserves et dispose d’une trésorerie nette positive. Dans le cas contraire, l’entreprise va devoir trouver des solutions de financement à court terme. Si le plan prévisionnel de l’entreprise projette de faibles niveaux de trésorerie, cela peut s’expliquer par un niveau de BFR trop important. Il faudra donc maîtriser ce dernier pour tenter de le faire baisser. Le logiciel de gestion de trésorerie va donc permettre d’établir un plan prévisionnel à court, moyen et long termes, et ainsi identifier plus facilement les moments où le BFR est important.
Le logiciel de gestion de trésorerie offre ainsi la possibilité d’évaluer des décisions stratégiques à mettre en place afin d’optimiser le niveau de BFR.
2. Un logiciel de trésorerie vous permet de centraliser et catégoriser facilement vos flux
Une trésorerie saine contribue en général positivement au bon développement commercial d’une entreprise, ainsi qu’à sa capacité de réaction et d’adaptation. Un logiciel de gestion de trésorerie est donc très certainement l’un des tout premiers outils dont doit disposer un dirigeant, afin de piloter plus sereinement son activité en bénéficiant de fonctionnalités clés comme la synchronisation automatique des flux de trésorerie, ou encore leur catégorisation.
2.1 La synchronisation des comptes bancaires
Dans la plupart des cas, une bonne gestion de trésorerie passe par la collecte et le traitement des flux bancaires en temps réel. Pour cela, un logiciel de gestion de trésorerie sera votre meilleur allié. En effet, il vous permettra de synchroniser vos comptes bancaires en temps réel.
Illustration de la fonctionnalité de synchronisation bancaire sur Fygr
Cela constitue un double avantage dans la bonne gestion de votre trésorerie :
- Vous gagnez du temps en n’ayant plus à mettre à jour vos données bancaires dès lors que vous souhaitez obtenir une vue fiable sur votre situation de trésorerie ;
- Vous évitez les erreurs, puisque le logiciel remplace un grand nombre d’opérations manuelles que vous deviez auparavant effectuer sur un tableur (ou que vous ne preniez pas le temps d’effectuer).
En somme, en utilisant un logiciel de gestion de trésorerie, vous gagnez en sérénité, en vous projetant beaucoup plus facilement sur votre trésorerie, et vous pilotez ainsi votre activité plus facilement.
Lire aussi : Choisir le bon logiciel de trésorerie pour gérer ses comptes bancaires
2.2 Faire votre catégorisation personnalisée simplement
En utilisant un logiciel de trésorerie, non seulement vous aurez la possibilité de synchroniser vos données bancaires en temps réel, mais vous pourrez également générer des reportings personnalisés grâce à la fonctionnalité de catégorisation. Cette fonctionnalité classique des logiciels de trésorerie vous permet de classer vos transactions bancaires au sein d’une arborescence de catégories que vous pouvez personnaliser.
Illustration de la fonctionnalité de catégorisation sur Fygr
À partir de là, le logiciel de trésorerie créera pour vous un tableau de reporting de façon totalement automatisée sur votre trésorerie :
Illustration de la fonctionnalité de reporting (tableau) de Fygr
Cette visualisation à la fois synthétique et qui permet d’entrer dans les détails vous donnera toutes les clés pour assurer un bon pilotage de votre trésorerie et de votre activité en général. Vous pouvez par exemple paramétrer des catégories de dépenses personnalisées très simplement. Vous avez également la possibilité de segmenter vos prospects ou clients, ce qui peut devenir un enjeu majeur quand il est question de gagner en efficacité dans sa gestion commerciale.
3. Un logiciel de trésorerie vous donne une vision dynamique du BFR
Le logiciel de trésorerie constitue un formidable outil d’analyse, apportant une valeur ajoutée essentielle pour mettre en œuvre et comprendre la gestion financière d'une entreprise. Plus spécifiquement, un logiciel de gestion trésorerie peut procurer une vision dynamique du BFR.
3.1 Mesurez l’impact de certains évènements avec les scénarios
Avec un logiciel de trésorerie, vous avez la possibilité de créer des scénarios en quelques clics seulement afin de simuler l’impact de ces scénarios sur la trésorerie de potentiels investissements, embauches, baisse de chiffre d’affaires, retards de paiements ou autre. En superposant les hypothèses, vous pourrez visualiser les différentes courbes de trésorerie associées et les comparer très simplement les unes par rapport aux autres
Illustration de la fonctionnalité Scénarios sur Fygr
3.2 Le suivi des échéances (factures clients et factures fournisseurs)
Un bon logiciel de trésorerie doit vous permettre de prendre en compte vos échéances à venir (factures clients et factures fournisseurs) afin de les projeter de façon cohérente dans votre prévisionnel de trésorerie (en général, sur une vision court terme).
Évidemment, une fois ces échéances importées ou saisies dans le logiciel de trésorerie, il est important de maintenir une vision la plus à jour possible, en ajustant les dates de paiement attendu. Par exemple, si un client vous informe qu’il ne pourra pas régler sa facture le 15 comme convenu, mais exceptionnellement le 28, il faudra mettre à jour cette information dans votre logiciel afin d’avoir des prévisions de trésorerie les plus précises possible sur le court terme.
Cette démarche de suivi régulier vous permet d’avoir une vision dynamique de votre BFR.
3.3 Le suivi de trésorerie pour comparer le prévu au réalisé
Suivre les écarts entre ce qu’une entreprise a prévu de faire et ce qu’elle réalise effectivement est très important. Il est donc essentiel de définir les objectifs à atteindre et d’analyser les résultats obtenus à l’aide d’outils de mesure. Un logiciel de trésorerie doit permettre de comparer chaque mois le réalisé avec le prévisionnel et mesurer les écarts.
Par ailleurs, un logiciel de gestion de trésorerie tire également parti de la synchronisation bancaire afin de mettre à jour automatiquement les prévisions et ainsi faciliter les suivis. Le solde de trésorerie de départ est pris en compte en temps réel et permet d’ajuster proprement les prévisions de trésorerie.
Tout cela permet de maintenir une vue la plus précise possible sur les besoins de trésorerie nécessaires à court, moyen et long terme afin d’assurer le bon fonctionnement de l’activité.
Pour approfondir votre connaissance du BFR :
