Gestion financière et comptable : obligations et bonnes pratiques

Piloter votre entreprise exige de multiples compétences. Parmi elles, la gestion financière et comptable est incontournable.

Dans cet article, découvrons ensemble tout d’abord vos obligations légales et morales en la matière. Puis, nous passons en revue les bonnes pratiques qui vous aideront dans le suivi comptable, la gestion financière ainsi que le pilotage de votre activité et des opérations au quotidien.

Sommaire

1- Quelles sont les obligations comptables et financières ?

 

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La gestion comptable d’une entreprise comporte des obligations pour la bonne marche de vos affaires et pour permettre à l’administration fiscale de calculer vos impôts. N’oublions pas aussi les contraintes qui visent à informer les tiers et les associés de la situation financière et comptable de votre société.

1.1 - Établir les comptes annuels de l’entreprise

La loi impose de tenir une comptabilité plus ou moins développée selon la taille des entreprises. L’objectif consiste à enregistrer tous les flux financiers (charges, produits, encaissements et décaissements) au jour le jour pendant tout l’exercice comptable.

1.1.1 - Quels sont les documents obligatoires pour la comptabilité des entreprises ?

En général, la gestion comptable implique d’établir un bilan, un compte de résultat et des annexes pour chaque clôture. Le livre journal, le grand-livre et le livre d’inventaire font partie des incontournables.

Toutefois, dans certains cas, la législation permet une présentation simplifiée. Si vous souhaitez connaître les documents financiers à réaliser pour votre cas, le site entreprendre.service-public.fr vous explique cela très clairement.

1.1.2 - La comptabilité, un support aux déclarations fiscales et au calcul des taxes

Ces obligations comptables servent aussi de base à vos déclarations fiscales voire au calcul des taxes par l’administration. Quel que soit le régime fiscal qui vous concerne ou que vous avez choisi (microentreprise, régime réel simplifié ou normal) la déclaration s’appuie sur la finance, vos documents comptables donc.

1.2 - La gestion comptable, une responsabilité vis-à-vis des associés et des tiers

La gestion financière et comptable conduit aussi l’entrepreneur à informer les actionnaires et les tiers de la situation financière de la société. Voyons comment cela s’organise, qu’il s’agisse de dispositions légales ou morales.

1.2.1 - Information obligatoire des associés sur les finances des entreprises

Chaque année, l’assemblée générale ordinaire de la société (AGO) se réunit dans les 6 mois après la clôture comptable. Lors de cette AGO, les dirigeants présentent les données comptables. Les associés valident les comptes et approuvent la bonne gestion de l’entreprise. Dans certains cas, la loi impose aussi l’intervention d’un ou plusieurs commissaires aux comptes, chargés de certifier les documents comptables annuels en toute indépendance.

1.2.2 - Communication légale vis-à-vis des tiers : le dépôt des comptes

Enfin, la plupart des entreprises doivent faire publier les comptes annuels au greffe du tribunal de commerce dans le mois qui suit l’assemblée annuelle. Ainsi, les tiers comme les fournisseurs peuvent récupérer ces informations financières sur plusieurs sites internet, gratuits ou payants. Ils accèdent alors aux actifs, à l’état de la dette ainsi qu’à la trésorerie ou la rentabilité économique.

1.3 - Le contrôle de la finance d’entreprise, une obligation morale du dirigeant

Créer une entreprise, générer de l’emploi, contractualiser avec des clients et des fournisseurs : ce sont des responsabilités lourdes pour un dirigeant. Avec une gestion financière et comptable fiable, régulière et sous contrôle, vous vous assurez de bien piloter votre société.

💡 La finance contribue à garder le cap sur le plan de la trésorerie, à livrer ses clients dans les temps, à régler ses dettes fournisseurs et à maintenir l’emploi. Maîtriser le coût des produits, les marges brutes ainsi que le résultat d’exploitation, c’est essentiel. Ainsi, l’entrepreneur peut aussi rendre des comptes à ses associés.

2 - Conseils pour une gestion financière et comptable optimale

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La loi impose donc d’établir et de communiquer vos états comptables annuels. Votre droit et votre devoir, en tant que chef d’entreprise, c’est aussi d’exploiter ces outils de pilotage au mieux afin de pérenniser votre activité. Voici nos conseils pour organiser votre gestion financière et comptable.

2.1 - Structurer un minimum la fonction Finance 

Vous êtes avant tout un entrepreneur. L’important reste de vous concentrer sur les opérations, le commerce, le business. Sauf si vous disposez d’une formation en gestion ou en comptabilité et du temps nécessaire, nous vous recommandons de vous faire conseiller.

En parallèle des ressources pour le suivi quotidien des flux comptables et de la trésorerie, pensez à vous faire épauler par des spécialistes, surtout les premières années. Un expert-comptable, un avocat, un conseiller fiscal, etc. sont vos alliés pour une bonne gestion financière et comptable. Vous devez rencontrer la banque pour défendre votre demande de financement ? Vous envisagez de réaliser un investissement conséquent ? Voilà des situations pour lesquelles l’œil d’un expert prendra toute son importance.

2.2 - Adopter des outils de gestion financière et comptable adaptés à votre entreprise

La gestion financière et comptable ne s’effectue pas avec un boulier. Le Web regorge d’outils pour faciliter la conduite de votre entreprise, calculer un ratio ou suivre sa dette. Pilotage des achats, de la trésorerie, de la facturation, de la comptabilité, etc., les applications spécialisées ou du type tout-en-un aident grandement au quotidien.

Prenez garde toutefois à retenir des solutions vraiment pertinentes pour vous et à la portée des utilisateurs. Inutile de retenir un ERP en microentreprise ! Comparez, échangez, demandez des démos, testez, choisissez.

 

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2.3 - Organiser son suivi administratif et comptable

Il n’y a rien de pire que de devoir commencer par ranger des piles de factures, justificatifs, tickets de paiement, etc. avant de démarrer la comptabilisation. Prenez l’habitude de tout classer immédiatement. L’attitude zéro papier vous apporte de l’ordre et de l’organisation. Vous vous préparez ainsi à l’ère du full digital qui arrive, notamment avec l'émergence de la facturation électronique. 

Traitez l’administratif régulièrement. Ce qui vous semble une contrainte pour la gestion financière et comptable deviendra presque un plaisir !

2.4 - S’informer et apprendre à gérer son entreprise

Les textes de loi évoluent, les outils et méthodes de travail aussi. Restez informé de l’essentiel en matière comptable et fiscale. En réalisant périodiquement une formation ou en suivant certains blogs comme celui de Fygr, vous progressez assurément en termes de pilotage financier pour votre entreprise. C’est un investissement rentable, et à un coût modéré 😉.

2.5 - Suivre sa trésorerie et limiter le risque financier d’impayés clients

Le cash c’est le nerf de la guerre. Avec des outils de gestion de la trésorerie, vous surveillez les dépenses et recettes au jour le jour, mois par mois. En fonction des soldes prévisionnels, vous pouvez par exemple rechercher un financement afin de passer un cap difficile, limiter vos dépenses, ou encore accélérer le recouvrement clients. Prévoir, c’est éviter de subir.

Facturer les produits vendus constitue une étape indispensable à la gestion comptable. Mais, les encaisser, c’est mieux, évidemment. Le suivi des encours clients consiste à utiliser :

  • une balance âgée périodique pour détecter les retards d’échéance ;
  • une procédure de relances à plusieurs niveaux ;
  • les services d’huissiers ou de sociétés de recouvrement spécialisées (si nécessaire uniquement) ;
  • une assurance crédit ;
  • des processus de vente avec devis, bons de commande et contrats bien ficelés.

2.6 - Mettre en place et analyser les indicateurs clés de l’activité et du bilan

La gestion financière et comptable suppose aussi d’analyser les données issues de la comptabilité et de la gestion commerciale notamment. En fonction du type d’activité, le tableau de bord de pilotage comprend des indicateurs variés et adaptés aux besoins. Mis à jour périodiquement, il apporte une vision rapide des informations clés, trésorerie, rentabilité, dettes, coût de production, ventes, etc. Quant au contrôleur de gestion, il se consacre au suivi et à l’analyse de chaque ratio ou KPI (Key Performance Indicators).

2.7 - Établir, contrôler et réajuster l’information budgétaire

Gérer, c’est aussi prévoir et anticiper. Le processus budgétaire complète la bonne gestion financière et comptable des entreprises. Prenez le temps de vous poser et de réfléchir à la stratégie pour l’année suivante. Votre comptable gestionnaire, expert-comptable ou contrôleur de gestion la traduit ensuite en budget prévisionnel. C’est également une manière d’analyser la faisabilité d’un projet d’investissement, notamment avant de chercher un financement.

Ce budget n’est pas figé dans le marbre. Des évènements imprévus ou une conjoncture particulière comme la Covid-19 apparaissent ? Revoyez vos données financières, afin de disposer d’un comparatif pertinent avec votre réalisé comptable.

 

3. La gestion financière et comptable apporte sérénité et rigueur au pilotage des entreprises

S’intéresser au suivi de sa comptabilité, c’est la base. Votre business c’est votre bébé : occupez-vous des données financières et de leur contrôle, de la trésorerie, l’endettement et la rentabilité. Vous mettez plus de chances de votre côté de pérenniser et faire grandir votre entreprise.

 

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