Le modèle économique des agences, dans tous types de secteurs (marketing, communication, développement web, conseil, etc.), comporte des spécificités fortes, obligeant les dirigeants à veiller de près à la bonne gestion de leur trésorerie. En effet, par nature, une agence est une société de services, dont les entrées d’argent peuvent être très variables d’une période à l’autre. Cette forte volatilité des entrées d’argent s’explique par l’irrégularité des volumes de contrats signés, mais également l’hétérogénéité des montants de chacun de ces contrats et des délais de paiement pratiqués, qui peuvent avoir un impact très fort sur la gestion de trésorerie des agences.
D’un autre côté, les agences, comme beaucoup d’entreprises, doivent assumer des charges fixes souvent importantes, au premier rang desquelles les salaires. En effet, les prestations de services délivrées par les agences reposent en général sur la vente d’un capital humain, les consultants, qui sont des ressources internes aux agences.
Ce déphasage entre des entrées d’argent très variables et des charges qui doivent être assumées tous les mois est caractéristique des enjeux de trésorerie auxquels toutes les agences doivent savoir faire face. Nous avons rédigé ce guide pour vous aider à piloter sereinement la trésorerie de votre agence et à y voir plus clair. C’est parti !
Le point de départ d’un pilotage optimal de la trésorerie passe par la bonne compréhension de vos flux passés, et en particulier de votre structure de coûts. En effet, en tant qu’agence, et comme beaucoup d’entreprises, vous devez assumer un certain nombre de coûts, dont la plupart sont récurrents d’un mois à l’autre (coûts fixes).
Par ailleurs, les entrées d’argent liées aux encaissements sont beaucoup plus irrégulières, puisqu’elles varient en fonction d’un certain nombre de critères, dont notamment :
Le manque de visibilité sur ces différents éléments liés à la gestion de trésorerie est une problématique souvent rencontrée par les agences, et malheureusement régulièrement mise à l’arrière-plan des priorités à gérer. Pourtant, c’est un enjeu qui peut très rapidement avoir de lourdes conséquences s’il n’est pas maîtrisé au plus vite.
Le besoin d’une vision éclairée sur l’état de votre trésorerie peut concerner plusieurs périodes de votre agence : le passé, le présent et le futur proche, le futur plus lointain.
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Une mauvaise gestion de trésorerie peut être très gênante pour votre agence, en vous faisant passer à côté de belles opportunités, ou en vous conduisant à des erreurs qui pourraient être évitées.
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Il est difficile de développer sereinement l’activité de votre agence sans avoir une vue claire et précise des chiffres passés. Disposer d’un tableau de bord clair et lisible de vos flux historiques est donc indispensable pour piloter votre agence en toute sérénité.
En sachant précisément quelles sont mes différentes lignes de charges fixes, je suis en mesure d’estimer facilement mon seuil de rentabilité, i.e. le montant de chiffre d’affaires (ou d’encaissements) que je dois enregistrer sur chaque période afin de couvrir mes charges, et donc commencer à être rentable.
Cette estimation va me permettre de fixer les objectifs d’encaissement de façon cohérente, sur les périodicités (mensuelle, trimestrielle, annuelle) qui seront pertinentes par rapport à mon activité et à ma typologie de clients.
Maintenant que j’ai une vue plus claire sur ma structure de coûts et sur les objectifs commerciaux que je dois fixer pour couvrir mes charges fixes et gagner de l’argent, je vais pouvoir commencer à construire un prévisionnel solide à court, moyen et long termes.
A court terme, pour les agences, le meilleur moyen de prévoir sa trésorerie consiste à projeter l'impact des factures clients et fournisseurs.
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Remontée par la quasi totalité des agences avec lesquelles nous itérons, la gestion des encaissements et décaissements futurs est un enjeu crucial pour ces structures. En effet, une mauvaise gestion des factures peut rapidement perturber la bonne gestion de votre trésorerie, en impactant directement votre besoin en fonds de roulement.
Il est donc nécessaire de maîtriser votre poste clients afin d’éviter les impayés et les trous de trésorerie. De même, il est essentiel d’avoir une vue claire sur votre poste fournisseurs, afin de ne pas vous faire rattraper par des échéances que vous n’aviez plus en tête.
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Trop de directeurs d’agences nous font part de leurs inquiétudes et de leurs doutes concernant l’avenir :
Effectivement, le manque de visibilité sur le futur est sérieux handicap : comment prendre des décisions stratégiques pour votre agence lorsque vous n’avez pas une vision claire de l’impact qu'elles auront sur votre trésorerie ?
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Le manque de temps est souvent votre pire ennemi dans la jungle de problématiques qui vous freinent au quotidien. Malheureusement, beaucoup d’agences négligent leur gestion de trésorerie à cause de cet unique facteur.
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Le manque de temps ne devrait pas exclure une gestion optimisée de vos factures, ni la mise en place d’un tableau de bord qui vous pourrait vous offrir une visibilité plus éclairée de votre situation financière passée, présente et future. D'ailleurs, une fois bien paramétré, une solution de gestion de trésorerie comme Fygr devrait vous faire gagner beaucoup de temps, en vous permettant de répondre rapidement à de nombreuses questions.
Voici les 3 raisons principales (parmi tant d’autres) :
Le tableur Excel peut-être un bon point de départ pour répondre aux problématiques mentionnées ci-dessus. Peu onéreuse et complètement personnalisable, cette solution est souvent le premier choix adopté par les agences pour répondre à leurs besoins et problématiques. Pourtant, les limites de cet outil nous sont constamment remontées :
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Erreurs de saisie : la saisie manuelle sur Excel représente un risque important, puisqu’elle génère quasi-inévitablement des erreurs. Ces erreurs de saisie peuvent grandement fausser vos résultats, et donc impacter plus généralement les décisions que vous pouvez prendre suite à l’interprétation de ces derniers. Cela impose donc de procéder à des vérifications régulièrement.
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Fygr est un outil simple et intuitif qui accompagne déjà plus d’une centaine d’agences au quotidien. Grâce à notre solution automatisée, ces structures sont désormais équipées pour faire face aux problématiques mentionnées plus tôt.
Fygr vous offre une vision éclairée de votre trésorerie sur les périodes passée, présente et future de votre activité.
La gestion des flux passés : un tableau de bord clair et synthétisé
Grâce à l’agrégation bancaire, Fygr récupère automatiquement vos opérations bancaires historiques et les présente sous deux formes : tableau et graphique. Ces dashboards vous permettent de dégager très simplement une analyse précise de vos entrées et sorties réalisées sur les derniers mois, et une vue détaillée des montants par catégories, qui sont personnalisables à 100%.
Cette vision éclairée facilite la compréhension de vos mouvements historiques et de votre position de trésorerie actuelle.
Le présent et le futur proche : la gestion simplifiée de vos factures
Nous le mentionnions plus tôt, la gestion des factures reçues et émises est un enjeu de taille remonté par une grande majeure partie des agences avec qui nous échangeons au quotidien. C’est pourquoi Fygr dispose d’une fonctionnalité dédiée aux éléments de facturation, qui permet le suivi et la projection de vos encaissements et décaissements futurs.
Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez projeter vos éléments de facturation directement dans votre prévisionnel pour l’alimenter d’une précision supplémentaire.
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Le futur long terme : la construction d’un prévisionnel en quelques clics
Grâce à nos dashboards visuels compilant un graphique et un tableau, vous disposerez d’une vision synthétique mettant en avant des éléments clés facilitant la prise de décision stratégique pour votre entreprise.
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Par la flexibilité de nos fonctionnalités, la construction d’un budget prévisionnel sur Fygr se fait en quelques clics seulement.
Le temps étant votre plus précieux actif, il est impératif de pouvoir l’allouer aux tâches nécessitant vos actions directes et vous concentrer sur l’essentiel. C’est pourquoi Fygr est dotée d’intelligence et d’automatisations dans le but de vous faire économiser du temps et de vous offrir un confort dans le pilotage de votre activité.
Comme toutes ces agences qui nous font déjà confiance, équipez-vous d’une solution automatisée pour faire face à vos enjeux de trésorerie.
Si vous souhaitez nous contacter pour en savoir davantage sur notre solution de gestion de trésorerie :
📞 01 76 50 33 88
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