Bien gérer sa trésorerie en agence : le guide ultime

Le modèle économique des agences, dans tous types de secteurs (marketing, communication, développement web, conseil, etc.), comporte des spécificités fortes, obligeant les dirigeants à veiller de près à la bonne gestion de leur trésorerie. En effet, par nature, une agence est une société de services, dont les entrées d’argent peuvent être très variables d’une période à l’autre. Cette forte volatilité des entrées d’argent s’explique par l’irrégularité des volumes de contrats signés, mais également l’hétérogénéité des montants de chacun de ces contrats et des délais de paiement pratiqués, qui peuvent avoir un impact très fort sur la gestion de trésorerie des agences.

D’un autre côté, les agences, comme beaucoup d’entreprises, doivent assumer des charges fixes souvent importantes, au premier rang desquelles les salaires. En effet, les prestations de services délivrées par les agences reposent en général sur la vente d’un capital humain, les consultants, qui sont des ressources internes aux agences.

Ce déphasage entre des entrées d’argent très variables et des charges qui doivent être assumées tous les mois est caractéristique des enjeux de trésorerie auxquels toutes les agences doivent savoir faire face. Nous avons rédigé ce guide pour vous aider à piloter sereinement la trésorerie de votre agence et à y voir plus clair. C’est parti !

Sommaire

1 - Gestion de trésorerie en agence : quels enjeux spécifiques ?

1.1 - Repartir de la base : comprendre la dynamique de ses flux de trésorerie passés...

Le point de départ d’un pilotage optimal de la trésorerie passe par la bonne compréhension de vos flux passés, et en particulier de votre structure de coûts. En effet, en tant qu’agence, et comme beaucoup d’entreprises, vous devez assumer un certain nombre de coûts, dont la plupart sont récurrents d’un mois à l’autre (coûts fixes).

Par ailleurs, les entrées d’argent liées aux encaissements sont beaucoup plus irrégulières, puisqu’elles varient en fonction d’un certain nombre de critères, dont notamment :

Le volume d’affaires signé sur les derniers mois ;
Les montants de chacune des prestations vendues ;
Et surtout : les délais de paiement pratiqués par les différents clients sur chacune des prestations.

Le manque de visibilité sur ces différents éléments liés à la gestion de trésorerie est une problématique souvent rencontrée par les agences, et malheureusement régulièrement mise à l’arrière-plan des priorités à gérer. Pourtant, c’est un enjeu qui peut très rapidement avoir de lourdes conséquences s’il n’est pas maîtrisé au plus vite.

Le besoin d’une vision éclairée sur l’état de votre trésorerie peut concerner plusieurs périodes de votre agence : le passé, le présent et le futur proche, le futur plus lointain.

“En tant que dirigeant, on a besoin d’avoir une vue claire sur nos flux : qu’est-ce qui rentre ? Qu’est-ce qui sort ? Qu’est-ce qui est récurrent d’un mois à l’autre ? Ca semble basique, mais dès que la société grossit un peu, ça devient très compliqué d’avoir cette vision de façon claire. C’est un vrai problème, surtout en tant qu’agence.”

Une mauvaise gestion de trésorerie peut être très gênante pour votre agence, en vous faisant passer à côté de belles opportunités, ou en vous conduisant à des erreurs qui pourraient être évitées.

“Fygr récupère automatiquement toutes les transactions, ce qui permet d’économiser énormément de temps. C’est un logiciel qui est toujours là, toujours ouvert, je ne le ferme jamais.”

Il est difficile de développer sereinement l’activité de votre agence sans avoir une vue claire et précise des chiffres passés. Disposer d’un tableau de bord clair et lisible de vos flux historiques est donc indispensable pour piloter votre agence en toute sérénité.

1.2 - ... pour estimer son seuil de rentabilité

En sachant précisément quelles sont mes différentes lignes de charges fixes, je suis en mesure d’estimer facilement mon seuil de rentabilité, i.e. le montant de chiffre d’affaires (ou d’encaissements) que je dois enregistrer sur chaque période afin de couvrir mes charges, et donc commencer à être rentable.

Cette estimation va me permettre de fixer les objectifs d’encaissement de façon cohérente, sur les périodicités (mensuelle, trimestrielle, annuelle) qui seront pertinentes par rapport à mon activité et à ma typologie de clients.

Maintenant que j’ai une vue plus claire sur ma structure de coûts et sur les objectifs commerciaux que je dois fixer pour couvrir mes charges fixes et gagner de l’argent, je vais pouvoir commencer à construire un prévisionnel solide à court, moyen et long termes.

1.3 - À court terme (moins de 3 mois), estimer ses positions de trésorerie futures

A court terme, pour les agences, le meilleur moyen de prévoir sa trésorerie consiste à projeter l'impact des factures clients et fournisseurs.

“Fygr a changé notre vie parce qu'on arrive maintenant à gérer toute notre trésorerie et toutes nos factures de façon très simple.”

Remontée par la quasi totalité des agences avec lesquelles nous itérons, la gestion des encaissements et décaissements futurs est un enjeu crucial pour ces structures. En effet, une mauvaise gestion des factures peut rapidement perturber la bonne gestion de votre trésorerie, en impactant directement votre besoin en fonds de roulement.

Il est donc nécessaire de maîtriser votre poste clients afin d’éviter les impayés et les trous de trésorerie. De même, il est essentiel d’avoir une vue claire sur votre poste fournisseurs, afin de ne pas vous faire rattraper par des échéances que vous n’aviez plus en tête.

“C’est une charge mentale de se dire “Est-ce que je ne me suis pas trompée comme j’ai fais il y a deux mois ?”, “Est-ce que finalement dans un ou deux mois je ne suis pas morte ?” et je ne m’en rends pas compte ?”

1.4 - Sur les moyen et long termes, projeter ses flux futurs pour gagner en sérénité

Trop de directeurs d’agences nous font part de leurs inquiétudes et de leurs doutes concernant l’avenir :

“J’ai peur de me mettre dans le rouge si je recrute” ;
“Je ne sais pas si j’ai le budget nécessaire pour accélérer mon activité” ;
Etc.

Effectivement, le manque de visibilité sur le futur est sérieux handicap : comment prendre des décisions stratégiques pour votre agence lorsque vous n’avez pas une vision claire de l’impact qu'elles auront sur votre trésorerie ?

“Avec Fygr, on a atteint chez Cocoon un niveau de sérénité sur la trésorerie qu’on n’avait pas avant. Ça permet du coup de prendre des décisions importantes pour l’entreprise, comme l’embauche de nouveaux salariés.”

1.5 - Un fléau commun aux agences : le manque de temps

Le manque de temps est souvent votre pire ennemi dans la jungle de problématiques qui vous freinent au quotidien. Malheureusement, beaucoup d’agences négligent leur gestion de trésorerie à cause de cet unique facteur.

“Au fur et à mesure de la croissance du business, j’ai commencé à passer de moins en moins de temps sur le sujet de la gestion de la trésorerie afin de me concentrer sur l’activité mais je n’étais pas très serein à l’idée de délaisser cette partie.”

Le manque de temps ne devrait pas exclure une gestion optimisée de vos factures, ni la mise en place d’un tableau de bord qui vous pourrait vous offrir une visibilité plus éclairée de votre situation financière passée, présente et future. D'ailleurs, une fois bien paramétré, une solution de gestion de trésorerie comme Fygr devrait vous faire gagner beaucoup de temps, en vous permettant de répondre rapidement à de nombreuses questions.

2 - Pourquoi est-il indispensable de bien gérer sa trésorerie en agence ?

Voici les 3 raisons principales (parmi tant d’autres) :

Élimination des incohérences : lorsqu’il y a un manque de visibilité sur trésorerie, il est très difficile de se projeter dans l’avenir sans émettre d’incohérences. Cela peut-être dû à des erreurs de jugement, des oublis, ou simplement des maladresses. Pour pallier cela, il faut de prime abord traiter les racines du problème, en construisant une vision exhaustive et éclairée de la trésorerie passée, présente et future.
Anticiper et éviter les surprises en fin de mois : quoi de plus désagréable que les mauvaises surprises ? Le manque de visibilité rime avec les événements inattendus, qui peuvent parfois avoir de lourdes conséquences sur l’ensemble de l’activité. La clé pour y répondre : l’anticipation, à l’aide de budgets prévisionnels établis soigneusement.
Prendre des décisions plus sereinement : lorsque vous disposez d’un suivi régulier et rigoureux de notre trésorerie, votre prise de décision est largement facilitée avec une meilleure compréhension des flux historiques, et une meilleure appréhension des flux futurs.

3 - Les solutions existantes pour faire face à ces enjeux

3.1 - Le tableur Excel : une fausse solution

Le tableur Excel peut-être un bon point de départ pour répondre aux problématiques mentionnées ci-dessus. Peu onéreuse et complètement personnalisable, cette solution est souvent le premier choix adopté par les agences pour répondre à leurs besoins et problématiques. Pourtant, les limites de cet outil nous sont constamment remontées :

Complexe à utiliser : souvent défini comme un outil complexe, le tableur Excel, par sa flexibilité, requiert un grand niveau de maîtrise de la part de ses utilisateurs.

“Avec le temps, on a compris qu'il faut bien gérer la trésorerie, il faut anticiper les dépenses et je me suis dit que ce serait peut être possible de le faire avec Excel, avec des formules. On a donc tout mis en place, mais c'était impossible de faire des récurrences, et si on veut changer un petit détail, il y a tout qui saute. Au bout d'un moment, j'ai juste lâché l'affaire.”

Erreurs de saisie : la saisie manuelle sur Excel représente un risque important, puisqu’elle génère quasi-inévitablement des erreurs. Ces erreurs de saisie peuvent grandement fausser vos résultats, et donc impacter plus généralement les décisions que vous pouvez prendre suite à l’interprétation de ces derniers. Cela impose donc de procéder à des vérifications régulièrement.
Fastidieux et chronophage : sur un sujet comme la trésorerie, où les flux bougent en permanence, le tableur Excel n’offre malheureusement pas d’automatisation. Cela rend le travail de mise à jour des données souvent très fastidieux et chronophage.

“Avant Fygr, je gérais tout moi-même manuellement sur Excel, mais ça avait ses limites : ça me prenait beaucoup de temps, plusieurs heures par semaine. Et même si je me débrouille pas mal sur Excel, ça restait quand même très manuel. ”

3.2 - Fygr, solution automatisée de gestion, suivi et prévision de trésorerie

Fygr est un outil simple et intuitif qui accompagne déjà plus d’une centaine d’agences au quotidien. Grâce à notre solution automatisée, ces structures sont désormais équipées pour faire face aux problématiques mentionnées plus tôt.

3.2.1 - Une visibilité accrue sur vos flux passés, présents et futurs

Fygr vous offre une vision éclairée de votre trésorerie sur les périodes passée, présente et future de votre activité.

La gestion des flux passés : un tableau de bord clair et synthétisé

Grâce à l’agrégation bancaire, Fygr récupère automatiquement vos opérations bancaires historiques et les présente sous deux formes : tableau et graphique. Ces dashboards vous permettent de dégager très simplement une analyse précise de vos entrées et sorties réalisées sur les derniers mois, et une vue détaillée des montants par catégories, qui sont personnalisables à 100%.

Cette vision éclairée facilite la compréhension de vos mouvements historiques et de votre position de trésorerie actuelle.

Le présent et le futur proche : la gestion simplifiée de vos factures

Nous le mentionnions plus tôt, la gestion des factures reçues et émises est un enjeu de taille remonté par une grande majeure partie des agences avec qui nous échangeons au quotidien. C’est pourquoi Fygr dispose d’une fonctionnalité dédiée aux éléments de facturation, qui permet le suivi et la projection de vos encaissements et décaissements futurs.

Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez projeter vos éléments de facturation directement dans votre prévisionnel pour l’alimenter d’une précision supplémentaire.

“Sur Fygr, tout est automatique. On rentre nos factures, on paramètre la récurrence des paiements qu’on reçoit, et on peut directement voir combien on aura en trésorerie dans un mois, dans un an.”

Le futur long terme : la construction d’un prévisionnel en quelques clics

Grâce à nos dashboards visuels compilant un graphique et un tableau, vous disposerez d’une vision synthétique mettant en avant des éléments clés facilitant la prise de décision stratégique pour votre entreprise.

“Grâce à Fygr, nous avons été en mesure de gérer la croissance de l’entreprise efficacement en simulant notre profitabilité sur le long terme et ainsi embaucher en toute sérénité.”

Par la flexibilité de nos fonctionnalités, la construction d’un budget prévisionnel sur Fygr se fait en quelques clics seulement.

3.2.2 - Économiser du temps grâce à un outil intelligent et automatisé

Le temps étant votre plus précieux actif, il est impératif de pouvoir l’allouer aux tâches nécessitant vos actions directes et vous concentrer sur l’essentiel. C’est pourquoi Fygr est dotée d’intelligence et d’automatisations dans le but de vous faire économiser du temps et de vous offrir un confort dans le pilotage de votre activité.

Comme toutes ces agences qui nous font déjà confiance, équipez-vous d’une solution automatisée pour faire face à vos enjeux de trésorerie.

Pour tester Fygr gratuitement pendant 7 jours :

Si vous souhaitez nous contacter pour en savoir davantage sur notre solution de gestion de trésorerie :

💌 hello@fygr.io

📞 01 76 50 33 88