Le reporting financier analytique, l’arme fatale du dirigeant ?

Le reporting, c’est souvent un mot qui fait peur : on ne produit rien en tant que tel, on ne contribue pas à développer les ventes, et ça peut être extrêmement chronophage à préparer. À quoi bon ?

Un reporting analytique – s’il est bien fait – apporte systématiquement des infos très précieuses au dirigeant, en l’aidant notamment à piloter sereinement son activité en fonction de ses indicateurs financiers, et en particulier en fonction de ses contraintes de trésorerie.

Avant de rentrer dans le vif du sujet, profitons-en ici pour préciser que cet article évoque le reporting analytique financier exclusivement, mais qu’il existe bien sûr également dans toute société des indicateurs non financiers tout aussi pertinents et nécessaires au suivi de l’activité (par exemple : nombre de visites sur le site internet, nombre de RDV commerciaux effectués, taux de transformation d'une étape à une autre dans le pipeline commerciale, etc.).

Sommaire

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1. Pourquoi mettre en place un reporting financier analytique ?

 

En quoi la mise en place d’un reporting financier est-elle nécessaire, et pourquoi ne peut-on pas se contenter du reporting comptable, qui est de toute façon obligatoirement produit par l’expert-comptable dans le cadre de la préparation de la liasse fiscale chaque année ?

Tout simplement parce que le reporting comptable est standardisé, et ne permet malheureusement pas de répondre directement et facilement à un certain nombre de questions pourtant clés. Par exemple :

  • Combien ai-je dépensé en marketing ces trois derniers mois ?
  • Ces dépenses ont-elles déjà porté leurs fruits et généré une augmentation de mon chiffre d’affaires ?
  • Quel est mon coût d’acquisition par client ?
  • Combien ai-je dépensé auprès de tel prestataire / fournisseur sur les 12 derniers mois ? Ces dépenses ont-elles augmenté au cours du temps ?
  • Etc.

Un reporting comptable ne permet malheureusement pas au dirigeant de répondre à ce genre de questions. En effet, d’une part, le reporting comptable est rarement préparé en temps réel, mais surtout, il est dans tous les cas beaucoup plus difficile à lire pour le dirigeant puisque la composition des catégories au sein des états financiers produits est bien trop souvent opaque.

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Illustration d'un compte de résultat comptable

 

2. Comment le reporting analytique peut aider le dirigeant le pilotage de son entreprise ?

 

Un reporting analytique est par nature beaucoup plus facile à parcourir et à comprendre pour le dirigeant, qui peut déterminer lui-même la grille de lecture optimale pour son activité, et l’ajuster au cours du temps si nécessaire. En effet, dans le cadre d'un reporting analytique, le dirigeant et ses équipes déterminent eux-mêmes les catégories au sein desquelles ils souhaitent faire les regroupements.

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Illustration d'une grille de reporting analytique

 

Chez Fygr, par exemple, nous avons opté pour la grille de lecture suivante :

Le reporting financier analytique, l’arme fatale du dirigeant ?

Cette arborescence analytique nous permet d'avoir un suivi des dépenses au mois le mois sur les dépenses au niveau de chacune des équipes (Marketing, Sales, Ops, Product, Tech), ainsi que sur les frais généraux (G&A). Cette vision simple et directement reliée aux caractéristiques de notre activité constitue pour nous un véritable outil de pilotage, à partir duquel nous prenons un grand nombre de décisions.

Par ailleurs, cette grille de lecture nous permet également de projeter nos prévisions de trésorerie sur les mois à venir sur chacune des catégories. En effet, il est beaucoup simple pour nous d'établir et de mettre à jour nos prévisions en ayant une vision claire et précise sur ce qui a été encaissé et décaissé sur les différentes catégories sur les derniers mois. Cette méthode nous permet d'obtenir des prévisions de trésorerie fiables très simplement, qui nous aident à piloter la stratégie de l'entreprise.

Ce type de grille de lecture peut rapidement devenir un atout essentiel pour n'importe quel dirigeant d'entreprise. En effet, comme expliqué, un reporting analytique peut facilement servir de base à la création d’un prévisionnel à court et moyen termes, et permettre au dirigeant de prendre des décisions éclairées en fonction de ses contraintes de trésorerie :

  • Puis-je me permettre d’embaucher un nouveau commercial, si celui-ci ne commence à générer des revenus supplémentaires que deux mois après son embauche ?
  • Quel impact sur ma trésorerie en cas de reconfinement général ?
  • Faut-il que j’envisage d’aller chercher un financement dans les six prochains mois ?
  • Etc.

Un reporting analytique bien en place constitue donc rapidement un outil essentiel pour le dirigeant dans le pilotage de sa structure, afin de prendre les bonnes décisions tout en protégeant la santé de la société.

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3. Comment mettre en place un reporting analytique ?

 

Pour mettre en place une méthodologie de reporting analytique au sein de votre société, vous avez deux options :

  • Le tableur (type Excel ou Gsheet) ;
  • Un logiciel de gestion de trésorerie

3.1 En utilisant un tableur

Pour créer votre template de reporting analytique avec un tableur, il vous faudra suivre quelques étapes clés :

  1. Récupérer vos données bancaires au format Excel et les rassembler sur un onglet au format homogène ;
  2. Affecter vos différentes transactions bancaires à des catégories ;
  3. Créer un onglet de synthèse, qui calcule les sous-totaux par catégories et par périodes (en utilisant des formules de type SOMME.SI.ENS (SUMIFS).

Pour vous aider dans cette démarche, nous vous avons préparé un template Excel à partir duquel vous pourrez construire facilement votre système de suivi de trésorerie :

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3.2 En utilisant un logiciel de gestion de trésorerie

La deuxième option pour mettre en place votre système de reporting analytique est d'utiliser un logiciel de trésorerie. En effet, sur un logiciel de trésorerie, vous pourrez effectuer la même démarche qu'en utilisant un tableur, tout en limitant considérablement le travail à fournir et en éliminant le risque d'erreurs.

Une fois votre compte créé sur un logiciel de trésorerie, vous n'aurez qu'à suivre quelques étapes simples pour obtenir votre reporting analytique :

  1. Synchronisez les comptes bancaires de votre société ;

    Synchronisez les comptes bancaires de votre société ;
  2. Personnalisez votre arborescence de catégories et sous-catégories ;

    Personnalisez votre arborescence de catégories et sous-catégories ;
  3. Automatisez la catégorisation de vos transactions ;

    Automatisez la catégorisation de vos transactions ;

  4. Profitez de votre reporting ;

    Profitez de votre reporting ;

  5. Créez vos prévisions de trésorerie et vos scénarios.

    Créez vos prévisions de trésorerie et vos scénarios.

 

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