Les 5 étapes pour faire un budget de trésorerie efficace

Le budget de trésorerie est l’arme ultime pour : 

  1. Piloter son entreprise ; 
  2. Gagner en sérénité.

Cet outil vous permet d’attribuer à l’avance des budgets d’encaissements et de décaissements pour les mois à venir. Vous construisez vous même vos prévisions, afin de prendre en main la gestion du cash et d’avoir une vision claire des flux de trésorerie futurs. En disposant d’un budget de trésorerie efficace, vous connaîtrez à l’avance et de manière précise l’état de vos finances. C’est un excellent moyen pour : 

Nous vous encourageons à suivre les étapes suivantes, pour construire un prévisionnel efficace et reprendre le pouvoir sur votre trésorerie.

Sommaire

 

1. Le solde de trésorerie initial

Avant de se projeter, le point de départ est de savoir de combien d’argent vous disposez sur vos comptes bancaires le jour où vous démarrez votre budget. Ensuite, vos flux de trésorerie entrants et sortants impacteront le solde prévisionnel de vos banques, vous permettant :

  • D’avoir une vision sur votre niveau de trésorerie futur ; 

  • D’anticiper les difficultés ; 

  • D’optimiser vos excédents de trésorerie prévisionnels. 

2. Le budget des encaissements

Le budget des encaissements tient compte des différents éléments suivants :

  • Le chiffre d’affaires prévisionnel TTC ;

  • Les encaissements hors exploitation ;

  • La répartition de ces montants par date d’encaissement ; 

  • Leur affectation par catégorie analytique.

2.1 - Le chiffre d’affaires TTC

Lorsqu’on parle de trésorerie, on raisonne toujours toutes taxes comprises.

C’est un principe qui paraît évident pour les financiers et les comptables. Pourtant, l’habitude des dirigeants d’entreprises de travailler en hors taxes prend souvent le dessus. Il faut tout simplement penser au relevé bancaire : les sommes figurent toutes TTC. Et elles représentent bien les flux de trésorerie de votre entreprise.

2.2 - Les encaissements hors exploitation

Hormis le chiffre d’affaires, d’autres types d’encaissements prévisionnels doivent être budgétés. Nous pensons aux encaissements hors-exploitation tels que :

  • Des ressources financières (augmentations de capital, apports des associés, financement bancaire, aides à la création d'entreprise et subventions, etc.) ;

  • Des remboursements ou crédits fiscaux et sociaux (crédits d’impôt, chômage partiel, remboursements divers, etc.).

Aussi, certains flux de trésorerie exceptionnels tels que la cession d’une immobilisation ou une indemnité d’assurance peuvent être ajoutés au prévisionnel, à partir du moment où vous avez la connaissance des montants et des échéances. Nous en parlons un peu plus loin, dans la cinquième étape.

2.3 - Une répartition dans le temps

Vos encaissements doivent être répartis dans le temps. Le plus souvent de manière mensuelle, ou plus précisément, à la semaine ou au jour près. Vous avez plusieurs méthodes pour répartir vos encaissements :

  • Vous connaissez à l’avance les dates et les montants encaissés, grâce à des contrats déjà signés avec vos principaux clients ;

  • Vous vous appuyez sur les encaissements des exercices précédents, pour définir vos recettes futures (avec la possibilité d’ajuster en fonction de votre connaissance et de vos prévisions) ; 

  • Vous utilisez les deux méthodes.

Si vous disposez déjà d’un prévisionnel de trésorerie – établi avec votre expert-comptable ou un autre conseiller – utilisez ce document pour répartir vos encaissements futurs. Selon votre connaissance du marché, vous pouvez bien sûr revoir les montants des ventes initialement prévues.

2.4 - Une affectation analytique

À notre sens, le budget de trésorerie n’est pas qu’un outil de finance. C’est aussi et surtout un outil de gestion. Au même titre que la comptabilité financière n’a pas la même finalité que la comptabilité analytique. C’est pour cela que nous vous conseillons de répartir vos ventes au sein d’une arborescence de catégories et sous-catégories qui a du sens pour vous par rapport à votre activité. Par exemple :

  • Par clients ; 

  • Par produits ; 

  • Par contrats ; 

  • Par secteurs géographiques.

Cette affectation dite “analytique” vous permettra de faire des analyses plus fines, telles que la saisonnalité des encaissements d’un produit sur un certain type de client, ou l’évolution des encaissements d’un produit précis dans le temps. Le budget de trésorerie n’est pas qu’un outil comptable, c’est avant tout un moyen de piloter votre activité.

 
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3. Le budget des décaissements

Moins drôle que les encaissements, le budget des décaissements tient également compte des différents éléments suivants :

  • Des montants TTC ; 

  • Répartis dans le temps ;

  • Affectés par catégorie analytique.

Les décaissements prévisionnels nécessitent souvent un effort plus important. Pour vous aider à gagner du temps, essayez de classer vos coûts en deux parties :

  • Les coûts variables : dont le niveau varie directement en fonction de votre activité. L’exemple typique est la matière première pour une activité de production. Dans ce cas, en vous basant sur votre budget d’encaissements, vous pourrez ajuster vos décaissements prévisionnels variables. Attention à prendre en compte les délais de règlements : les coûts variables liés à une vente encaissée en avril peuvent avoir été décaissés en janvier ! Pour en savoir plus sur le décalage entre encaissements et décaissements, nous vous conseillons notre article sur le besoin en fonds de roulement.

  • Les coûts fixes : dont le niveau est décorrélé de l’activité. L’exemple classique est le loyer des locaux. Les coûts fixes peuvent être facilement répartis dans le temps, pour construire votre budget des décaissements. Attention pour les entreprises en forte croissance, les coûts fixes augmentent par pallier (si votre activité décolle et que vous embauchez, vous aurez sûrement des nouveaux loyers à payer…).

Aussi, il vous faudra prévoir le montant de TVA décaissé pour chaque mois (si vous êtes imposé au régime réel) en fonction des ventes et des dépenses assujetties, réalisées le mois précédent. 

4. Le solde de trésorerie prévisionnel

C’est une des finalités les plus importantes pour vous : connaître le solde de trésorerie prévisionnel et son évolution dans le temps. Ainsi, à votre solde de trésorerie initial s’ajoutent vos encaissements futurs et se déduisent vos décaissements prévisionnels. Si les 3 premières étapes ont été réalisées rigoureusement, alors vous disposerez d’une vision claire de vos soldes de trésorerie futurs.

Bien évidemment, nous évoluons aujourd’hui dans un environnement instable. Il est difficile de prévoir exactement les flux futurs de trésorerie. La concurrence est agressive, certains secteurs sont en pleine expansion et la conjoncture économique peut affecter vos prévisions. Aussi, nous vous conseillons de décliner vos budgets de trésorerie selon plusieurs scénarios. Par exemple :

  • Scénario 1 : l’activité suit une évolution “normale”

  • Scénario 2 : l’activité se développe à un rythme plus important que les exercices précédents

  • Scénario 3 : certaines difficultés affectent l’évolution de votre activité

Cette méthode permet de se préparer au pire, comme au meilleur. Car faire un budget, c’est anticiper et se projeter pour poursuivre le développement de son entreprise, quelles que soient les évolutions possibles. 

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Aperçu de la fonctionnalité « Scénarios » sur le tableau de bord Fygr

 
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5. La mise à jour du budget de trésorerie

Une fois votre budget construit, vous devez garder une chose en tête : votre prévisionnel doit vivre et s’adapter.

Sans être modifié chaque semaine, vous devez planifier de manière régulière (chaque mois ou chaque trimestre, par exemple) une mise à jour de votre budget de trésorerie. Si en cours d’année vous signez un contrat important, totalement imprévu a priori, alors vous devrez mettre à jour vos prévisions. D’autant plus que les dépenses augmenteront également.

Aussi, si une période de crise inattendue se produit, vous aurez besoin de mettre à jour vos prévisions. Toujours dans une optique de pilotage et d’anticipation. En prenant en main le contrôle budgétaire, vous aurez une vision plus claire de l’activité, du modèle d’affaires et de l’évolution de l’entreprise.

 
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Comme vous le voyez, faire un budget de trésorerie nécessite des étapes bien ordonnées. Construire le budget est un premier travail d’envergure pour le dirigeant. Mais la valeur ajoutée de cette tâche réside dans l’anticipation et la vision de l’activité de l’entreprise dans le futur. Il faut donc être capable de construire différents scénarios et d’adapter ses budgets en cours d’année rapidement et de manière efficace.

Construire un budget de trésorerie clair, agile et pertinent est un enjeu de taille pour les dirigeants de PME, TPE et start-up. Conscients de cela, nous avons construit pour vous un logiciel de trésorerie performant. Une solution vous permettant de reprendre en main les finances de votre entreprise et de gagner en sérénité.

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