La trésorerie, c'est un sujet majeur pour tous les dirigeants d'entreprises, qui se posent en général de nombreuses questions à son sujet. Pour y voir plus clair, les dirigeants ont de plus en plus souvent tendance à se tourner vers des outils dédiés, la plupart du temps des logiciels de trésorerie.
Pour bien choisir son logiciel de trésorerie, pas besoin d’être un expert en finance ou en informatique. Vous devez simplement vous fier à certains critères indispensables, pour être sûr de faire le bon choix.
💰 Chez Fygr, notre mission est de redonner aux dirigeants de start-ups, TPE et PME le pouvoir sur leur trésorerie.
Nous avons donc regroupé dans cet article les 8 critères indispensables pour bien choisir votre logiciel.
1. L’agrégation automatique des données bancaires dans le logiciel de trésorerie
L’Open Banking et DSP2 y sont pour beaucoup dans la possibilité laissée aux entreprises d’agréger automatiquement leurs données bancaires.
Une des plus-values les plus importantes d’un bon logiciel de trésorerie réside dans sa capacité à recueillir automatiquement et en temps réel les flux bancaires.
1.1 - Les données doivent être agrégées en temps réel
À l’ère du big data et de l’intelligence artificielle, la moindre des choses est de disposer en temps réel de données fiables et pertinentes, pour piloter les finances de son entreprise.
Afin de faire le bon choix de logiciel de trésorerie, nous vous conseillons d’opter pour une solution vous permettant de disposer en temps réel de vos données bancaires.
Cette fonctionnalité vous ouvre des possibilités énormes en termes de pilotage de votre entreprise. En effet, à chaque instant, vous avez la connaissance de vos soldes de trésorerie réels. Cela vous permet de vous projeter plus facilement et de mieux maîtriser votre BFR.
1.2 - Les soldes bancaires doivent être mis à jour automatiquement
Vos équipes ne doivent plus perdre leur temps à :
- Charger les écritures de banques dans vos logiciels comptables ;
- Alimenter des tableaux de reporting, à partir des comptes en ligne de vos sociétés.
Un bon logiciel de trésorerie s’alimente automatiquement. Et fait en sorte que les dernières transactions remontent au fur et à mesure dans votre reporting.
Cela permet d’une part à vos équipes de travailler sur des tâches plus importantes, et d’autre part, d’éviter des erreurs de saisie ou de mise-à-jour.
Aperçu de la vision multi comptes bancaires sur le tableau de bord Fygr
2. Un tableau de bord simple mais personnalisable
À l’image d’un pilote d’avion, pour diriger votre entreprise dans la bonne direction, il faut vous appuyer sur un tableau de bord clair, précis et visuel.
Cela passe par :
- Une vision épurée de votre trésorerie ;
- La possibilité de personnaliser la catégorisation des différents flux de trésorerie ;
- L’alignement de l’outil avec vos propres objectifs.
2.1 - Une vision épurée de votre trésorerie
Les informations contenues dans vos reportings et prévisionnels de trésorerie sont très importantes ! Le visuel et la clarté vous aident à détecter les données cruciales, en un seul regard. Ainsi, un bon visuel réduit considérablement le risque de passer à côté d’une information capitale pour votre gestion.
N’importe quel outil peut proposer toutes les fonctionnalités du monde. Mais si l’ergonomie ne suit pas, l’usage à son plein potentiel en est fortement altéré. Et dans ce cas, en tant qu’utilisateur, vous payez une offre globale pour l’utilisation partielle de ses fonctionnalités.
L’analyse financière n’est pas une partie de plaisir pour bon nombre de dirigeants. Et nous le comprenons. Votre logiciel de trésorerie doit vous proposer instantanément une image simple, percutante et compréhensible. Par expérience, nous savons que le visuel d’un outil de pilotage encourage d’autant plus les dirigeants à prendre en main leur gestion financière. L’inverse est également vrai.
2.2 - Personnalisation des intitulés (catégorie, sous-catégories, etc.)
Aujourd’hui, toute solution logicielle doit être personnalisable. L’environnement interne et externe des entreprises est beaucoup trop complexe, pour proposer des solutions de gestion standardisées et rigides.
Aussi, la plus-value en termes de pilotage est importante. Si vous disposez d’une comptabilité de gestion (ou analytique), alors vous devez vous munir d’un logiciel de trésorerie qui vous permet de personnaliser les catégories de vos différents flux financiers.
Cette harmonisation de la gestion financière améliorera aussi la communication avec les différents acteurs intéressés par la gestion du cash de votre entreprise.
2.3 - Un reporting analytique qui a du sens pour le dirigeant
Attention à ne pas choisir un logiciel de trésorerie destiné à des financiers dans lequel l’usage, le jargon et les indicateurs sont très spécifiques !
Choisir le bon logiciel de gestion financière, c’est avant tout choisir un logiciel qui vous parle.
Seriez-vous à l’aise avec des taux d’actualisation, des graphiques financiers complexes et coefficients en tout genre ?
Nous vous conseillons d’opter pour un outil aligné avec vos propres objectifs : l’analyse du niveau de trésorerie et les prévisions financières.
Aperçu du tableau de bord Fygr
3. Un logiciel de trésorerie qui automatise les tâches à faible valeur ajoutée pour le dirigeant
La digitalisation des entreprises, l’automatisation, les algorithmes… Si on entend parler tous les jours de ces différents sujets, c’est notamment parce qu’ils génèrent beaucoup de valeur ajoutée pour les entreprises.
Il y a encore peu de temps – et vous le savez sûrement – la comptabilité et la gestion financière nécessitaient un énorme travail manuel : saisie, pointage, re-saisie (re-pointage), classement, archivage, photocopies, etc.
Tout cela doit être de l’histoire ancienne pour votre entreprise.
Car les solutions informatiques modernes ont supprimé définitivement toutes ces tâches ! Et c’est une aubaine. En effet, en prenant du recul, on se rend compte que la valeur ajoutée pour les entreprises était très faible.
L’automatisation représente un gain de temps et de sérénité pour vous et vos équipes.
C’est pourquoi, nous vous conseillons de choisir un logiciel de trésorerie qui automatise de nombreuses tâches, comme par exemple :
- La récupération et la mise à jour automatiques des données bancaires ;
- Le rapprochement entre factures et transactions bancaires correspondantes ;
- La catégorisation analytique des transactions ;
- L’association de justificatifs à des transactions (pré-comptabilité) ;
- La retranscription des éléments bancaires sous la forme d’un graphique et d’un tableau.
3.1 - La catégorisation des transactions
Nous avons vu plus haut, que les fonctionnalités de personnalisation rendent possible la création de catégories et sous-catégories adaptées à votre entreprise. Selon nous, un logiciel de trésorerie performant doit également laisser la possibilité à l’utilisateur d’automatiser la catégorisation des transactions.
Par exemple, vous devez avoir la possibilité d’affecter une dépense à une catégorie précise.
Cerise sur le gâteau, le meilleur logiciel de trésorerie pour votre entreprise devrait pouvoir :
- Créer des règles de catégorisation
💡 En affectant une transaction contenant le nom “SNCF” dans la catégorie “Frais de transport”, toutes les transactions contenant ce mot sont affectées à cette catégorie.
- Tenir compte des transactions passées, pour affecter automatiquement les transactions futures
💡 Si j’affecte manuellement une transaction à une catégorie, alors le logiciel devra rapprocher toutes les futures transactions semblables en termes de libellé et de montant. L’affectation se fera alors automatiquement.
3.2 - Les prévisions sur les entrées et dépenses récurrentes
Toujours dans une optique de gain de temps et de fiabilité, un logiciel de trésorerie performant doit faciliter le travail de prévision financière.
Et cela notamment en tenant compte dans son interface, des entrées et sorties récurrentes.
Vous disposez sûrement de nombreux flux financiers récurrents : loyers, abonnements, frais financiers, etc. Ces flux doivent être automatiquement intégrés par le logiciel, pour vos prévisions de trésorerie.
Par conséquent, vous bénéficierez alors d’un gain de temps important.
4. La possibilité de se projeter facilement grâce au logiciel de trésorerie
C’est un critère clé. Et encore plus dans le contexte actuel d’incertitude ! Nous vous conseillons de choisir un logiciel permettant de concevoir simplement, et de manière fiable, des prévisions de trésorerie.
Chez Fygr, nous sommes convaincus que le prévisionnel de trésorerie est un allié de taille pour traverser les crises, mais aussi pour garder la main sur son cash en période de forte croissance.
Cet outil vous permet de ne plus naviguer à vue. Et d’éviter des mauvaises surprises, par manque de visibilité.
Parce qu’un suivi de trésorerie régulier et rigoureux est un véritable filet de sécurité pour l’entreprise, disposer d’un outil de prévision fiable et simple d’utilisation :
- Vous donnera une vision sur votre trésorerie future ;
- Vous aidera à mieux dormir la nuit ! 😉
5. La création de scénarios
Souvent considérée comme une option, la création de scénarios est pourtant un des principaux critères pour bien choisir un logiciel de trésorerie.
Si les contrôleurs financiers opérant dans des grands groupes passent un temps fou à faire leurs prévisions budgétaires, ce n’est pas pour rien. Ces professionnels de la finance construisent des budgets selon plusieurs scénarios.
Par exemple :
- Scénario 1 – Pessimiste : les créances douteuses deviennent des pertes, et le taux de conversion des prospects en clients est plus bas que les 3 derniers exercices 😔
- Scénario 2 – Normal : le BFR suit la même logique que les 3 exercices précédents et les prospects “chauds” donnent lieu à de nouveaux contrats
- Scénario 3 – Optimiste : les créances clients sont créditées dans les temps et le taux de conversion des prospects est supérieur aux 3 derniers exercices
Cette méthode ne doit ni être réservée aux grandes entreprises, ni être fastidieuse pour les dirigeants de TPE/PME et start-ups.
Nous vous conseillons donc de garder un œil attentif lors de votre choix de logiciel de trésorerie. Car ce critère de création de scénarios peut être un facteur clé de succès dans votre gestion.
Si votre objectif – et nous vous y encourageons – est de piloter votre entreprise et de reprendre en main votre trésorerie, alors vous avez tout intérêt à décliner vos prévisions en différents scénarios.
6. Collaborer à plusieurs sur votre logiciel de trésorerie
L’accès aux finances de votre entreprise ne doit pas être ouvert à un trop grand nombre de personnes. C’est pourquoi la gestion des accès est importante.
Mais d’un autre côté, ouvrir vos reportings et prévisionnels de trésorerie à d’autres utilisateurs (associés, investisseurs, experts-comptables, conseillers, etc.) est une nécessité. Cela peut même être source d’opportunités et de gain de temps.
Les solutions logicielles modernes vous offrent la possibilité de donner l’accès à vos outils de gestion, aux utilisateurs que vous souhaitez. Vous avez également la possibilité de travailler en temps réel à plusieurs sur un même outil. Ce sont deux des nombreux avantages de l’utilisation de logiciels de type SaaS (“software as a service” : logiciel en tant que service).
Si vous avez besoin de travailler à plusieurs sur votre logiciel de trésorerie, ou que vous êtes conscient des synergies du travail collaboratif, nous vous conseillons de choisir un outil vous laissant la possibilité de collaborer efficacement.
7. La gestion de la pré-comptabilité
Si vous souhaitez faciliter le travail de vos équipes ou de votre expert-comptable, il y a du sens à prêter attention à ce critère.
En choisissant une solution vous donnant la possibilité d’affecter des documents justificatifs à vos transactions bancaires, vous rassemblez sur un seul et même outil :
- La gestion de la trésorerie ;
- La pré-comptabilité.
Les factures et notes de frais sont alors reliées aux mouvements bancaires, ce qui avance le travail de la comptabilité.
Cette option est particulièrement utile dans une optique de simplicité, de gain de temps et d’efficacité.
Aperçu de la fonctionnalité “Justificatifs” sur Fygr
8. Gérer plusieurs sociétés sur votre logiciel de trésorerie
Critère plutôt intéressant si vous dirigez plusieurs sociétés (ou que vous prévoyez cette possibilité).
Il serait dommage de passer à côté de ce détail qui pourtant vous facilitera bien la vie.
Car pouvoir piloter sur un seul et même outil l’ensemble des sociétés que vous dirigez, est un gain de temps et d’efficacité à ne pas négliger.
Cela vous laisse également la possibilité de faire des comparaisons entre la trésorerie de toutes vos entreprises.
Vous avez pu le constater en lisant cet article, un bon logiciel de trésorerie offre au dirigeant la possibilité de piloter efficacement son entreprise, dans un environnement clair, visuel et pertinent.
Chez Fygr, nous avons conçu une solution capable de construire automatiquement des projections de votre trésorerie.
Si vous souhaitez en savoir plus sur notre outil intelligent destiné à l’amélioration de vos finances, garantissant un gain de temps et de sérénité aux dirigeants d’entreprises, contactez nous :
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