Faire un budget prévisionnel est en général une pratique incontournable pour aider à la réussite et au développement d’une entreprise. C'est un outil de pilotage pour l'ensemble des activités, qui permet de définir les objectifs globaux, de prévoir les moyens et de mobiliser les équipes. Même si son élaboration peut se montrer longue et fastidieuse, il est important d'y consacrer du temps et de l'attention. Voici les éléments essentiels à prendre en compte pour réussir un budget prévisionnel.
Faire un budget prévisionnel est en général une pratique incontournable pour aider à la réussite et au développement d’une entreprise. C'est un outil de pilotage pour l'ensemble des activités, qui permet de définir les objectifs globaux, de prévoir les moyens et de mobiliser les équipes. Même si son élaboration peut se montrer longue et fastidieuse, il est important d'y consacrer du temps et de l'attention. Voici les éléments essentiels à prendre en compte pour réussir un budget prévisionnel.
Commencer en se posant les bonnes questions
Pour faire un budget prévisionnel efficace, la première étape consiste à se poser les bonnes questions, et essayer d'y répondre de la façon la plus réaliste possible. En tant que chef d'entreprise, il est nécessaire de commencer par définir clairement ses objectifs, les moyens à sa disposition, et ce dont on aura besoin pour les atteindre. Pour cela, il est souvent utile de se poser quelques questions clés, comme par exemple :
- Quelles sont les prévisions en termes de chiffre d'affaires ?
- Quels sont les coûts variables, et en fonction de quoi ont-ils tendance à varier ?
- Quels sont les frais fixes (ressources humaines, loyers, etc.) ?
- Quelle sera l'évolution des ressources humaines (recrutements, primes, etc.) ?
- Quelles prévisions au niveau des charges fiscales ?
- Quels sont les moyens ou ressources disponibles pour financer l’activité ?
- Comment évolue le marché de l'entreprise, et quel est le positionnement des concurrents ?
- Etc.
Trouver la réponse à ces différentes questions est un bon début pour l'élaboration d'un budget prévisionnel à la fois réaliste et précis.
Prévoir un prévisionnel mensualisé
Le budget prévisionnel d'une entreprise doit être utilisé comme une feuille de route. Tous les responsables doivent pouvoir s'y référer pour chaque décision qu'ils auront à prendre pour le bon déroulement des activités. Pour simplifier le processus, il est conseillé que tous les éléments soient détaillés mois par mois. Grâce à ce prévisionnel mensualisé, on pourra effectuer un suivi plus régulier, et ajuster beaucoup plus facilement le budget tout au long de l'année en cas de besoin.
En faisant régulièrement le point sur les prévisions, il est en général très pertinent de comparer ce qui a été effectivement réalisé par rapport à ce qui avait été prévu dans le budget.
Aperçu de la fonctionnalité Budget vs. Réalisé sur l’interface Fygr
Le budget mensualisé est aussi un moyen pour ne pas se laisser surprendre par les effets de saisonnalité. En effet, les périodes de rentrée scolaire, de vacances ou de fin d'année, pourront par exemple impliquer une hausse ou un ralentissement significatif des activités de l'entreprise en fonction du secteur.
Choisir l'horizon sur lequel le budget doit être projeté
Le budget prévisionnel doit servir à vérifier la viabilité du projet, analyser les performances et la rentabilité des activités à partir de chiffres réels et projetés. Généralement, le budget prévisionnel se projette sur une année d'exercice. C'est une façon de s'assurer d'une bonne organisation, et d'anticiper l'impact financier des différentes stratégies opérationnelles. Rappelons que toutes les projections du budget prévisionnel doivent être cohérentes par rapport au business plan initial, dont elles doivent découler naturellement.
Identifier et lister l'ensemble des recettes et dépenses
Le budget prévisionnel doit regrouper l'ensemble des entrées et des sorties prévues pour le prochain exercice.
Pour les entrées, il s'agit de déterminer tous les flux entrants potentiels pour l'entreprise, tels que :
- La vente de marchandises ;
- Les prestations de services ;
- La variation de stocks de produits finis ;
- Les produits financiers ;
- Les subventions ;
- Etc.
En ce qui concerne les dépenses, il faudra également être le plus exhaustif possible, en prévoyant notamment :
- Les charges d'exploitation (approvisionnement, sous-traitance, achats de fournitures, consommation d’énergie, loyers, assurances, publicité, transport, etc.) ;
- Les salaires, charges salariales et commissions versées ;
- Les impôts et taxes ;
- Les charges financières ;
- Les charges exceptionnelles.
Itérer avec les équipes pour établir des hypothèses réalistes
L'établissement d'un budget prévisionnel réaliste demande l'implication des différents collaborateurs, tous spécialisés sur des sujets différents. L'équipe commerciale sera par exemple mieux placée pour prévoir les futures ventes, tandis que le service RH maîtrise le coût des charges sociales. Les objectifs de l'entreprise étant aussi les leurs, faire les prévisions en associant chaque fois les équipes concernées augmentera leur engagement dans l'accomplissement des différentes tâches. Quand il y a un conflit entre différents départements, trouvez un compromis sur lequel chacune des parties s'engagera.
Tester plusieurs scénarios
La plupart des entrepreneurs naviguent entre deux scénarios de budget prévisionnel. L'un est prudent, voire pessimiste, pour envisager dès le départ les moyens de s'en sortir en cas de difficultés. Le second, plus favorable et audacieux, est une source d'inspiration pour un futur plus positif.
Aperçu de la fonctionnalité Scénarios sur l’interface Fygr
On testera par exemple un scénario prévisionnel avec des prix de vente assez bas et une communication via un nombre restreint de réseaux. L'entreprise n'emploiera pas d'équipe commerciale et proposera un seul produit.
L'autre scénario peut consister à établir un budget prévisionnel où on propose un produit de base bon marché ainsi qu'un produit plus élaboré à un prix plus élevé. La communication est plus large, effectuée via 3 à 4 différents réseaux avec l'accompagnement d'un directeur marketing et des commerciaux payés à la commission. Un nouveau produit est mis en vente lors de la première année, puis 4 ou 5 autres au cours des deux années suivantes.
Maintenir une fenêtre ouverte sur des ambitions enthousiastes permet de stimuler la créativité des différents collaborateurs. En effet, lors de la préparation du prévisionnel, il ne s'agira pas de se borner à penser au pire, mais également d'envisager des perspectives plus favorables afin de savoir dans quelle direction viser en termes de développement.
Itérer et adapter régulièrement tout au long du projet
Une fois que le budget prévisionnel est établi, il ne sera pas question de le ranger et de ne plus jamais s'en servir. Un suivi de trésorerie régulier doit aussi être mis en place pour vérifier facilement l'état d'avancement du projet par rapport aux prévisions, et faire régulièrement le point. On recommande de faire le suivi des encaissements/décaissements toutes les semaines (ou au minimum tous les mois), et de procéder à une mise à jour du budget prévisionnel de trésorerie tous les trimestres. Comparer les chiffres réels avec les prévisions permet en effet de savoir si les objectifs sont atteints ou non, d’analyser et de comprendre les écarts, et d'ajuster le prévisionnel pour les mois restants.
Utiliser un outil de suivi et prévision de trésorerie
Depuis longtemps, le budget prévisionnel est le plus souvent réalisé sur Excel. Mais aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises ont recours à des outils spécialisés comme des logiciels de trésorerie, qui constituent une alternative plus intéressante afin de gagner du temps, de la précision, et de la flexibilité dans l’approche.
Contrairement à Excel, en utilisant un logiciel dédié au suivi et aux prévisions de trésorerie, le dirigeant n’a plus besoin de se préoccuper des formules prévisionnelles, de la mise à jour des informations, ou de vérifier si les calculs sont exacts. Les outils de suivi et de prévision de trésorerie sont spécialement conçus pour s'en charger. Ils proposent également une interface bien plus intuitive qu'un tableur classique.