Comment payer ses fournisseurs et se faire payer à temps ?

L’édition et l’envoi de factures, l’encaissement des paiements, le recouvrement des créances, le paiement des fournisseurs, etc. Toutes ces actions, si elles sont gérées manuellement, représentent un coût non négligeable pour les entreprises, et sont des freins importants à la bonne gestion de trésorerie de la structure. 

Il est donc important pour les entreprises de trouver des solutions afin de gagner du temps sur l’administratif pour se concentrer sur leur activité, et mettre en place une gestion de trésorerie optimale, qui leur permettra d’anticiper et d’atteindre le meilleur équilibre financier.

 

Sommaire

 

Si l’on vous demande l’élément principal pour se faire payer à temps, quelle sera votre réponse ? 

Nous vous donnons ici les clés pour diminuer les délais de règlement et gérer la trésorerie de façon optimale au quotidien.

 

1 - La collaboration avec les fournisseurs, un élément clé à ne pas négliger 

La collaboration entre un client et son fournisseur va déterminer toute la relation. Au sein d’une relation commerciale, les deux parties vont échanger de façon périodique. Que ce soit par mail ou en direct afin de piloter les avancées de la collaboration. Mais un manque de communication pourra donner lieu à des soucis et des incompréhensions, ce qui impactera la livraison ou la réalisation de la mission. 

Malgré une prestation conforme aux attentes, le manque de communication pourra priver les deux parties d’un lien. En effet, si la relation se cantonne uniquement à la réalisation de la mission, mais rien de plus, alors le client et son fournisseur n’échangeront par exemple pas sur d’éventuels contacts qui pourraient être utiles aux deux parties. 

Par ailleurs, en cas de besoin, avoir un excellent contact avec les fournisseurs peut s’avérer vital. Si vous devez un jour négocier un délai de paiement rallongé afin de soulager votre trésorerie et votre besoin en fonds de roulement, vous serez heureux d’avoir soigné votre relation en amont.

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Il est nécessaire de bien comprendre la valeur que peut avoir une relation forte avec son fournisseur ou son client.  En étant accompagné tout au long de la prestation, le client se rend compte de la valeur que cette dernière représente. Il s’intéresse aux procédés, aux différentes démarches à effectuer et il sera donc plus apte à payer dans les temps. 

Du côté du fournisseur, il pourra s’assurer que la mission finale est conforme aux attentes. Il sera plus à même de la modifier en cours si besoin, et donc de ne pas attendre la fin pour se rendre compte que la prestation rendue ne correspond pas. 

Mais l’aspect important est de pouvoir créer un lien de confiance et d’aider à pérenniser la relation.  Ainsi, le client sera plus à même de payer rapidement et de repasser par le même fournisseur dans le futur.

 

2 - Passez à la facturation en ligne

L’utilisation de la facturation en ligne permet immanquablement d’accélérer les paiements de la part des clients, et donc d’améliorer la situation de trésorerie. En passant par un logiciel qui vous permet de gérer votre facturation en ligne comme Soan, vous simplifiez votre quotidien. Une solution de ce type  vous permet en effet de centraliser toutes vos factures au même endroit, et l’édition et l’envoi de factures se fait en quelques secondes. 

Le temps des factures papiers est révolu, vous envoyez directement vos documents par mail. De plus, certaines solutions vous permettent d’inclure un lien de paiement pour que votre client vous paye en un clic.

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3 - Reprendre le contrôle sur vos encaissements et décaissements

En centralisant l’intégralité de vos prestations au sein d’une plateforme en ligne, vous aurez accès en temps réel à l’avancée de ces dernières. Chaque client est distinct et aura peut-être des délais différents, mais l’objectif reste de réduire les délais de paiement et de chasser les impayés. Avec un seul outil, vous pilotez votre activité et en un coup d’œil, vous avez accès à votre trésorerie prévisionnelle. 

C’est là tout l’intérêt. Renforcer la trésorerie et la gestion financière de votre entreprise tout en établissant une relation viable avec vos partenaires financiers, fournisseurs et clients. Vous pourrez gérer l’ensemble de vos échanges clients et fournisseurs au même endroit.

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Afin de simplifier votre quotidien, vous pouvez inviter vos collaborateurs, que ce soit vos clients, votre expert-comptable, ou encore des prestataires externes. 

L’objectif est de faciliter la collaboration, afin de fluidifier le travail de pré-comptabilité et de mettre en place une gestion de trésorerie optimale qui bénéficie à toutes les parties prenantes. 

 

4 - Automatisez votre rapprochement bancaire

Au moment de votre clôture comptable, lorsque vous devez préparer, entre autres, votre bilan comptable, cette tâche peut très vite devenir fastidieuse si vous devez retrouver manuellement quelles dépenses correspondent à quelles factures. Ce procédé de rapprochement bancaire a pour but de vérifier chaque ligne, et de trouver l’opération correspondante afin d’obtenir des soldes identiques. 

Vous l’aurez compris, passer via des logiciels de gestion qui automatisent ce procédé est un véritable gain de temps. Une plateforme en ligne vous permettra de rapprocher vos encaissements et décaissements aux factures correspondantes. Vous pourrez ainsi préparer votre clôture comptable plus sereinement.

 

5 - Configurez des relances automatisées

Les retards de paiement sont un véritable casse-tête pour votre entreprise. Ces derniers peuvent rapidement impacter la trésorerie et affecter votre besoin en fonds de roulement (BFR). En effet, une fois la mission effectuée, le paiement doit se faire dans les délais établis. 

Lorsque votre client ne vous paye pas avant la date butoir, ces créances doivent être traitées rapidement. Mais le recouvrement de créances peut s’étaler dans le temps et ralentir considérablement votre activité et la bonne gestion de votre trésorerie. 

Pour éviter cela, il est possible d’automatiser ses relances à travers des outils digitaux, afin de rappeler à vos clients qu’ils doivent vous payer. Afin de vous faire gagner du temps, vous aurez accès à des modèles de relances, et vous pourrez choisir le contenu et la fréquence en quelques clics.

 

6 - Optimisez les délais de paiement

Si vous rencontrez des problèmes de trésorerie, vous pouvez opter pour une modification des délais de règlement. 

Certains outils de gestion vous permettent de facilement mettre en place un escompte pour paiement anticipé sur une facture. Ce procédé permet d’encourager votre client à vous payer plus vite en contrepartie d’un pourcentage de remise. Cela permettra de réduire les délais afin d’encaisser plus rapidement vos liquidités, et donc d’optimiser votre trésorerie. 

Côté fournisseurs, vous pouvez si besoin négocier avec vos partenaires des délais avantageux afin de gérer au mieux votre trésorerie. Selon l’avancée du mois, il peut parfois arriver que vous ayez beaucoup de frais généraux et autres charges sociales à régler. Un délai de paiement rallongé ou un paiement en 3 fois sans frais peut être utile pour éviter des dettes éventuelles.

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7 - Les erreurs à éviter pour optimiser votre gestion de trésorerie

Il peut arriver que vous ayez du mal à maintenir une trésorerie saine. Cela peut être dû à des erreurs diverses qui peuvent dégrader votre activité, comme par exemple :

  • Des prévisions irréalistes. Il est essentiel de réaliser un plan de trésorerie prévisionnel afin d’établir des bases d’évolution de l’activité sur les prochaines années.
  • Une mauvaise gestion des stocks. Vos stocks sont de la trésorerie immobilisée, veillez à optimiser ces derniers afin d’avoir un retour sur investissement plus important. 
  • Une absence de réserve de trésorerie pour faire face aux inattendus. 
  • Ne pas faire de veille sur votre marché dans le but d'anticiper les dernières évolutions et tendances. 
  • Une mauvaise gestion de vos dépenses. 
  • Etc. 

Vous l’aurez compris, avoir une bonne gestion de trésorerie est essentielle pour toute entreprise. Cela lui permettra de développer son activité, mais pour cela il est important de connaître les clés pour réussir. 

L’utilisation d’un logiciel de facturation et de gestion financière, tel que Soan, vous aidera au quotidien dans le pilotage de vos factures clients et fournisseurs. Vous pourrez centraliser votre activité et comptabilité afin de se concentrer sur votre activité. En complément, une solution comme Fygr vous apportera toute la visibilité nécessaire sur votre trésorerie passée, présente et future, et vous permettra de construire plusieurs scénarios prévisionnels de trésorerie afin de vous projeter le plus facilement possible.

 

Fygr est une solution capable de construire automatiquement des projections de votre trésorerie.

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