Pour un dirigeant d’entreprise, rien de plus important que de garder un œil sur son budget prévisionnel. Car la trésorerie donne en principe une vision claire de la santé du business.
Cependant, le suivi et la projection de la situation financière peuvent être deux éléments difficiles à appréhender.
Face à cette réalité, il est indispensable d’investir dans la construction d'un prévisionnel de trésorerie (sur Excel ou via un logiciel) afin de bien gérer les dépenses et les recettes au jour le jour.
Le prévisionnel de trésorerie est un outil très utilisé en gestion d'entreprise et en finance pour surveiller les dépenses et les recettes d’une entreprise. C’est un outil purement prévisionnel, qui donne une vue sur certains aspects clés du futur financier de la société.
Afin de prévoir sur le long terme les flux de trésorerie générés par l’activité, le dirigeant doit estimer les entrées et les sorties d’argent des mois à venir.
L’enjeu est ensuite de comparer ces flux prévisionnels aux flux réels, dans le but de voir si l’on se rapproche ou non de ces prévisions.
Différentes raisons peuvent amener un dirigeant à se servir d’un prévisionnel de trésorerie.
La bonne santé financière d’une entreprise repose sur la gestion et l'anticipation de ses flux financiers. Dès lors, avoir une vue claire et précise sur sa trésorerie s’avère primordial pour le dirigeant.
En effet, s’il est correctement réalisé, le prévisionnel de trésorerie permet d’anticiper les périodes d’activité plus creuses (par exemple, dans le cadre d’une activité cyclique) et de se constituer une trésorerie pour y faire face.
Le dirigeant peut donc, grâce à un Excel de trésorerie, être plus serein face aux variations de revenus et de dépenses de son entreprise.
L’épidémie de la Covid-19 a montré combien des événements imprévus pouvaient impacter la rentabilité financière d’une entreprise.
En cas de crise, ce tableau de prévision permet de consulter rapidement les ressources de la société afin de faire face à une réduction de ses liquidités, une baisse de ces recettes, ou encore une augmentation de ses coûts.
Les chiffres sont la base de nombre de discussions entre les dirigeants et les différents interlocuteurs de l’entreprise. Banquiers, investisseurs, employés, etc. sont autant d’acteurs qui veulent pouvoir comprendre quels sont les flux réels et prévisionnels générés par l’exercice de votre activité.
Pour un financier, rien de plus rassurant qu’un tableau de flux de trésorerie. Bien construit, il montre votre compréhension des risques auxquels votre entreprise peut être confrontée, et rassure donc grandement quant à votre capacité à y faire face.
À travers un résultat chiffré, appuyez une demande d’investissement ou de financement, que ce soit pour un nouveau projet ou pour l’acquisition d’un nouvel outil.
En donnant une perspective claire sur l’état des finances de l’entreprise, vous mettez en confiance votre interlocuteur et lui montrez que vous partagez les mêmes objectifs : la réussite du projet !
Un prévisionnel de trésorerie permet également au dirigeant de savoir s’il peut ou non réaliser un investissement.
Selon vos niveaux de liquidité actuels et dans les mois à venir, investir (dans un nouveau salarié, un nouvel équipement, etc.) est un choix qui impacte l’entreprise et sa rentabilité sur le long terme.
Le prévisionnel aide à appuyer de façon rationnelle cette prise de décision afin d’être certain que l’investissement ne risque pas de nuire à la bonne santé financière de l'entreprise.
Un prévisionnel de trésorerie est avant tout une synthèse des futurs résultats de l’entreprise. Il permet ainsi à vos équipes d’avoir une vision claire de leurs objectifs.
Réalisez-le de sorte à ce que tout le monde au sein de votre entreprise puisse le comprendre. Une solution peut être de le réaliser sur Excel, logiciel fréquemment utilisé et donc bien connu de certains salariés. Certains logiciels spécialisés (comme Fygr) peuvent également vous aider dans la construction et le suivi de votre prévisionnel de trésorerie.
Le prévisionnel de trésorerie est le document de référence pour avoir une idée des futurs flux de l’entreprise.
Au minimum, créez-en un (ou mettez le à jour s'il existe déjà) à chaque étape importante de la vie de votre entreprise. Il est conseillé de réaliser le prévisionnel de trésorerie tous les ans, et / ou à chaque fois que votre business cherche à lancer un nouveau projet ou un nouveau produit.
Par exemple, vous pouvez réviser ce document flexible tous les 3 mois. Procédez en fonction de vos besoins.
Cependant, l’analyse et le suivi de la performance réelle (par rapport à la performance prévue) doivent se faire mensuellement, afin de mettre en place les éventuelles mesures correctives pour atteindre vos objectifs.
S’il existe divers modèles Excel de prévisionnels de trésorerie disponibles en ligne (vous pouvez télécharger le modèle gratuit ci-dessous), vous devez tout d'abord comprendre comment le construire.
En réalité, il existe deux façons différentes de construire votre prévisionnel de trésorerie.
La méthode directe est la plus connue et la plus simple à réaliser. Elle est l’approche de prédilection des petites et moyennes entreprises qui cherchent à avoir des prévisions mensuelles sur quelques années.
Pour construire un prévisionnel de trésorerie en méthode directe, reprenez toutes les transactions réalisées dans un même mois (à la fois décaissements et encaissements), et classez-les chacune dans une catégorie / sous-catégorie de votre choix. Cela vous permet d’obtenir un suivi analytique de vos flux de trésorerie mensuels.
Pour rendre l’analyse du tableau prévisionnel de trésorerie plus pertinente, il est par exemple judicieux de trier les dépenses et les coûts par catégories, postes ou fonctions.
Une fois que vous avez une vue bien claire sur votre trésorerie passée (sur les derniers mois), attaquez-vous à la construction de vos flux de trésorerie prévsionnels, en faisant en sorte qu'ils soient cohérents et réalistes par rapport aux flux passés.
Téléchargez ce modèle Excel gratuit pour vous permettre de réaliser votre prévisionnel de trésorerie par catégorie à l’aide de vos flux bancaires.
Il vous permet également de suivre le réalisé mois par mois pour le comparer à vos projections, tout en visualisant vos flux sous forme de graphiques.
La seconde méthode qui peut être utilisée pour construire ses prévisions de trésorerie est la méthode dite indirecte.
Il s’agit d’une approche non pas fondée sur les transactions (comme dans la méthode directe), mais sur la comptabilité analytique de l’entreprise.
En partant du résultat net (au bilan et au compte de résultat), éliminez l’impact des éléments dits “non cash” (c'est-à-dire les éléments qui ne se traduisent pas par une sortie ou une rentrée de cash effective) pour obtenir le flux de trésorerie.
Cette méthode est davantage plébiscitée par les grandes entreprises qui font des prévisions annuelles et qui ont facilement accès à des indicateurs financiers comme leur besoin en fonds de roulement (BFR), clés pour la constitution du prévisionnel de trésorerie par méthode indirecte.
Quel que soit votre choix, les méthodes directe et indirecte doivent donner le même résultat final (en termes de variation de trésorerie par période) !
Pour que vous tiriez le meilleur de votre prévisionnel de trésorerie, il est important de garder en tête quelques points.
5.1 Un prévisionnel de trésorerie doit être actualisé régulièrement
Réalisé à une date précise, votre prévisionnel de trésorerie repose sur des hypothèses qui peuvent changer au cours du temps.
Dès que vous avez connaissance du changement de l’une de ces hypothèses, il est important de le refléter dans votre prévisionnel de trésorerie pour qu’il reste pertinent.
Ainsi, une baisse ou une hausse du prix de certains produits, l’entrée dans un nouveau marché, ou l’augmentation de coûts salariaux, sont autant de facteurs qui impactent votre prévisionnel de trésorerie.
Afin que votre modèle prévisionnel soit pertinent, votre fichier Excel doit être flexible et modifiable facilement, notamment en séparant correctement les hypothèses de base du reste du fichier. C’est le cas du modèle que nous vous proposons plus haut.
Dans la réalisation de votre prévisionnel, la prudence est de mise. Les hypothèses de croissance trop généreuses sont par exemple à proscrire.
En effet, ne pas réussir à se rapprocher du prévisionnel de trésorerie est à la fois un facteur de démotivation de vos équipes, mais nuit également à votre crédibilité auprès de vos investisseurs ou banquiers.
Cependant, nul besoin de miser sur des hypothèses trop basses pour les surpasser en permanence. Le prévisionnel doit se rapprocher le plus d’une situation réelle et probable.
Chaque entreprise a ses spécificités selon son activité, et cela doit se refléter dans le prévisionnel de trésorerie. Une activité saisonnière par exemple ne présente pas les mêmes flux qu’une activité qui s’exerce de façon uniforme tout au long de l’année.
Par ailleurs, le délai de paiement est le second point variable selon votre entreprise.
La méthode directe est une pratique qui se base essentiellement sur les décaissements et les encaissements réels de l’entreprise. Il faut donc prendre en compte non pas le délai de paiement théorique de vos clients ou fournisseurs (traditionnellement 30 ou 60 jours), mais le délai de paiement réel observé.
Vous devez choisir un modèle personnalisable afin d’être sûr que votre prévisionnel est pertinent pour votre activité.
Fygr est une excellente alternative à Excel afin de vous aider à construire facilement votre prévisionnel de trésorerie.
