Rapprochement bancaire : optimisez votre trésorerie

La viabilité de votre entreprise repose sur une trésorerie saine et à jour. Dans cette optique, le rapprochement bancaire est une opération clé à intégrer dans les habitudes de votre entreprise.

Envie d’en savoir plus sur le rapprochement bancaire et sa mise en œuvre ? Cet article vous apporte une vision complète de cet exercice comptable indispensable.

Sommaire

 

1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?

Le suivi de trésorerie est un aspect central de la gestion financière d’une entreprise. Cet exercice a vocation à détailler et justifier tous les flux financiers opérés par une entreprise sur une période donnée.

Cependant, ce suivi est une tâche complexe et chronophage du fait de la quantité et de la diversité des transactions qui peuvent être opérées par votre entreprise. Par ailleurs, cette opération n’est en général pas exempte d’erreurs, d’omissions ou d’incohérences :

  • erreurs de saisie,
  • doublons,
  • prélèvements bancaires imprévus et non signalés,
  • oublis de frais bancaires,
  • justificatifs manquants, 
  • etc. 

A noter que ces anomalies peuvent être aussi bien le fait des services de comptabilité que des banques.

Au-delà de ces erreurs, un défaut de synchronisation entre les dates de comptabilisation d’un flux financier et les dates effectives d’encaissement ou de décaissement sur les relevés bancaires peut être à l’origine d’écarts entre vos registres comptables et vos relevés bancaires.

 

📌 Pour en savoir plus sur ces éventuelles erreurs, consultez ce lien.

 

A titre d’exemple, les livres de compte peuvent enregistrer l’émission d’un règlement à la date de la signature du chèque tandis que la matérialisation de ce flux financier sera inscrite dans les relevés bancaires à la date de réception du chèque par le destinataire.

Pour répondre à ces problématiques, le rapprochement bancaire est un processus dont l’objectif est d’établir une correspondance entre les opérations comptables enregistrées dans le livre des comptes et vos relevés bancaires.

Concrètement, il s’agit de comparer le compte 512 de la comptabilité de votre entreprise avec vos relevés bancaires.

Le compte 512 est en effet la représentation du compte bancaire : la banque étant débiteur de l’entreprise, les montants inscrits au crédit dans les relevés bancaires apparaissent de manière symétrique au débit dans le compte 512. 

Par exemple :

  • A une date donnée, le relevé bancaire fait état d’un crédit de 100 € et d’un débit de 200 €, le solde étant alors un débit de 100 €.
  • A cette même date, le compte 512 fait état d’un débit de 100 € et d’un crédit de 200 €, le solde étant alors un crédit de 100 €.

Le rapprochement bancaire révèle ainsi les éventuelles différences de soldes entre vos comptes bancaires et votre comptabilité en mettant en lumière les anomalies d’encaissement ou de décaissement dans votre trésorerie.

Très concrètement, le rapprochement bancaire se présente sous la forme d’un tableau mettant en correspondance les flux financiers enregistrés dans vos registres comptables et les opérations inscrites dans vos relevés bancaires. 

A l’issue du processus de rapprochement bancaire, on obtient alors un état dit de rapprochement bancaire.

 

2. Pourquoi faire un rapprochement bancaire ?

L’utilité du rapprochement bancaire (3)

 

Bien qu’il ne soit pas juridiquement imposé, le rapprochement bancaire présente de nombreux avantages. En premier lieu, il permet de repérer et de retracer l’origine de différentes irrégularités :

  • Erreurs de saisie, oublis de pointage ;
  • Doublons ;
  • Problème de paiement (chèques refusés notamment) ;
  • Impayés.

Une fois ce diagnostic établi, il en découle naturellement une phase de régularisation qui s’articule autour des axes suivants :

  • Actualisation des impayés ; 
  • Correction des erreurs de saisie ;
  • Contrôle de la conformité des prélèvements effectués par la banque ;
  • Identification des opérations non comptabilisées ;
  • Mise en œuvre des procédures de recouvrement.

Grâce à ce processus, votre entreprise identifiera également la présence éventuelle de flux financiers qui seraient liés à une pratique frauduleuse. Si ce cas survient, vous serez alors en mesure de déclencher rapidement les procédures adaptées afin de récupérer vos fonds.

En outre, le rapprochement bancaire apporte une meilleure visibilité sur l’état de la trésorerie de votre entreprise

L’utilité du rapprochement bancaire (4)

En effet, l’absence de synchronisation entre l’inscription des flux financiers dans les comptes et leur enregistrement sur les relevés bancaires induit un déphasage entre trésorerie réelle et suivi comptable des opérations.

En apportant de la visibilité sur les opérations à venir (paiements dus mais non encaissés, créances, etc.), le rapprochement bancaire apporte un regard neuf sur la situation de la trésorerie de votre entreprise.

Le rapprochement bancaire a ainsi vocation à assainir la comptabilité et faciliter le suivi de trésorerie en apportant cohérence et conformité.

Au-delà de cette recherche de cohérence et de clarté comptable, cet exercice s’inscrit dans une démarche stratégique de visibilité et d’anticipation quant à la situation comptable de votre entreprise.

Il permet entre autres de mettre en lumière les forces et faiblesses de votre modèle via un suivi des différentes postes de dépenses et peut servir de base à l’élaboration d’un prévisionnel de trésorerie complet.

 

📌Pour en savoir plus sur l’utilité d’un prévisionnel de trésorerie, consultez notre article sur le sujet : À quoi sert un prévisionnel de trésorerie sur Excel ? (fygr.io)

 

Enfin, d’un point de vue pratique, les entreprises qui recourent à des rapprochements bancaires réguliers bénéficient d’un gain de temps précieux lors de l’établissement du bilan annuel. Justificatifs manquants, erreurs de saisie, impayés et autres irrégularités auront en effet déjà été traités.

 

3. Quand faire un rapprochement bancaire ?

La fréquence idéale pour effectuer un rapprochement bancaire varie selon la taille et le secteur d’activité de votre entreprise. Le processus peut en effet être long et fastidieux lorsque la quantité de transactions effectuées devient trop importante.

Ainsi, pour les plus grosses entreprises ou les entreprises caractérisées par un fort volume de flux financiers, un rapprochement bancaire mensuel s’avérera nécessaire afin d’éviter une surcharge.

Sa mise en place est facile dans la mesure où les banques délivrent des relevés de comptes mensuels. Pour les entreprises avec peu d’opérations comptables, un rapprochement bancaire trimestriel ou semestriel sera suffisant.

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4. Les étapes du rapprochement bancaire

Afin de procéder au rapprochement bancaire, il est nécessaire de réunir les documents suivants :

  • Extrait de compte 512 ;
  • Relevés de compte de la période concernée ;
  • Dernier état de rapprochement bancaire ;
  • Justificatifs de flux de trésorerie : souches de chèques, remises d’espèces et de chèques, preuves de virements, etc.

Une fois ces document rassemblés, l’opération se décline en plusieurs étapes :

 

4.1 - Le lettrage comptable 

Afin de démarrer sur de bonnes bases, il faut s’assurer que les comptes sur lesquels s’appuient le rapprochement bancaire soient équilibrés. Ainsi, il s’agira concrètement de s’assurer que les soldes de départ de votre compte bancaire et de votre compte 512 soient bien identiques.

Dans le cas contraire, un rapprochement bancaire sur la période précédente s’imposera. Il est commun de dire que cette étape consiste à « lettrer » les soldes.

 

4.2 - Le pointage des opérations

Cette étape constitue le cœur du processus de rapprochement bancaire. C’est aussi la plus lourde. Elle consiste à croiser les données du compte 512 et du compte bancaire, c’est-à-dire retracer chaque mouvement inscrit dans votre relevé bancaire et pointer sa matérialisation analogue dans votre compte 512.

Il faudra ainsi veiller à contrôler :

  • Au débit : les virements reçus, les remises de chèques, les remboursements de frais, les dépôts d'espèces.
  • Au crédit : les retraits d’espèces, les virements émis, les lettres de change, les paiements par carte bancaire.

Cette étape mettra ainsi en évidence les erreurs de saisie et les éventuels oublis.

 

4.3 - Le calcul des soldes rapprochés

Cette étape consiste à vérifier la concordance (ou au contraire l’incohérence) des soldes. A l’issue du pointage, il est possible de calculer pour les deux comptes les soldes finaux : la différence de ces soldes représente l’écart à corriger.

 

4.4 - La correction et l’ajustement des comptes

Si un écart est effectivement constaté à l’issue de ce bilan, il convient de mettre en œuvre les différentes procédures visant à rendre cohérent les deux comptes :

  • Correction des erreurs de saisies ou omissions ;
  • Mise à jour des documents manquants (factures, etc.) ;
  • Relance des créances en cours ;
  • Mise en œuvre des procédures de recouvrement si nécessaire.

 

5. Qui doit faire le rapprochement bancaire ?

Pour réaliser un rapprochement bancaire différentes options s’offrent à vous :

  • Le réaliser manuellement via Excel ;
  • Solliciter un expert-comptable ;
  • Utiliser un logiciel spécialisé.

 

5.1 - Utiliser Excel

De manière très concrète, un rapprochement bancaire n’est rien d’autre qu’un tableau consolidant les résultats de diverses opérations. Un tableur Excel s’avère ainsi être un outil parfaitement adapté à la réalisation de ce genre de manipulations qui peut donc être effectuée manuellement.

A cet égard, il existe sur Internet de nombreux modèles pré-remplis et en accès libre permettant de se familiariser avec la mise en œuvre du rapprochement bancaire. A condition de maîtriser les tableurs Excel, il est donc tout à fait envisageable de le réaliser soi-même.

Néanmoins, c’est un travail chronophage qui peut rapidement paraître rebutant. De nombreuses entreprises préfèrent déléguer ce travail fastidieux dont la mise en œuvre interne correspond davantage aux petites structures.

 

📌 Si vous souhaitez aller plus loin, découvrez notre modèle Excel gratuit et construisez votre prévisionnel de trésorerie en 4 étapes simples : Fygr | Téléchargez notre modèle guidé de suivi de trésorerie

 

5.2 - Solliciter l’aide d’un expert-comptable

Afin de ne pas perdre de temps à la réalisation de cette tâche, il est possible de la déléguer à un expert-comptable. Au-delà du gain de temps, ce dernier apporte une expertise qui permettra de s’assurer de l’absence d’erreurs humaines lors de la saisie des données et la consolidation des soldes.

Cependant cette solution n’est pas exempte d’inconvénients :

  • Mandater un expert-comptable peut représenter un coût non négligeable, dépense d’autant plus significative pour les petites entreprises.
  • Cette aide extérieure suppose la perte de toute visibilité directe sur votre trésorerie.
  • Enfin, un expert-comptable intervenant de manière ponctuelle, le suivi de trésorerie ne se fera pas en temps réel et n'apporte qu’un aperçu approximatif de l’état réel de votre trésorerie.  

 

5.3 - Utiliser un logiciel spécialisé

La dernière consiste à adopter un logiciel spécifiquement conçu pour réaliser ce genre de tâche. 

L’offre est en réalité très hétérogène. Certains logiciels (souvent catégorisés sous la dénomination de « logiciels comptables ») sont des outils extrêmement complets ayant vocation à répondre à toutes les exigences relatives aux tâches comptables.

Ces logiciels intègrent ainsi des fonctionnalités variées, notamment :

  • édition d’états comptables ;
  • gestion des journaux comptables ;
  • édition de factures ;
  • suivi de la TVA, etc.

En outre, ces logiciels peuvent intégrer une fonctionnalité consacrée au rapprochement bancaire. Ce dernier est alors réalisé de manière automatisée et ces logiciels présentent l’avantage d’assurer une gestion exhaustive de la comptabilité de votre entreprise.

En revanche, ces derniers ne sont pas conçus pour permettre un suivi en temps réel de votre trésorerie, ce qui implique une perte de flexibilité et de vision à long terme. 

De plus, en général, ces outils ne proposent pas de rapport d’analyse aussi poussés que les logiciels spécifiquement élaborés pour le suivi de trésorerie.

En effet, ce deuxième type d’outils (que l’on désigne simplement par « logiciel de trésorerie »), se focalisent uniquement sur l’aspect trésorerie et ont donc été spécifiquement créés pour réaliser des tâches tels que le rapprochement bancaire. A ce titre, ils présentent de nombreux avantages :

  • Ils intègrent des outils d’analyse plus fins que les solutions présentées précédemment et permettent un suivi en temps réel. Cela apporte une vision plus juste de l’état de votre trésorerie permettant l’élaboration d’une trésorerie prévisionnelle.
  • Ils permettent de croiser les transactions émanant de différentes banques.
  • Ils apportent un gain de temps conséquent.

📌 Si vous souhaitez en savoir davantage sur les fonctionnalités d’un logiciels de trésorerie, découvrez notre article : Les fonctionnalités clés d’un logiciel de trésorerie (fygr.io)

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6. Comment remplir le tableau de rapprochement bancaire ?

A condition d’être méthodique et rigoureux la mise en œuvre manuelle d’un rapprochement bancaire est relativement aisée.

Le remplissage du tableau doit obéir aux étapes suivantes :

 

6.1 - Calcul du rapprochement bancaire

  • Le tableau général peut-être subdivisé en deux sous-tableaux chacun composé de deux colonnes. Ces deux sous-tableaux représentent votre comptabilité (compte 512) et votre relevé bancaire et doivent être présentés de manière symétrique afin de faire concorder les mouvements financiers
  • Pour commencer, la première ligne de votre tableau doit retranscrire les soldes initiaux de vos 2 comptes (solde du relevé bancaire (a) et solde du compte bancaire 512 en comptabilité (b)).
  • Il s’agit désormais d’inscrire dans chacun des comptes, les opérations financières qui n’ont pas encore été retranscrites :

o   Il faut donc rajouter dans le sous-tableau de gauche (représentatif de votre comptabilité) les montants (débits et crédits) qui sont inscrits sur votre relevé bancaire mais qui n’apparaissent pas dans vos livres comptables.

o   Dans le sous-tableau de droite, ce sont les mouvements enregistrés dans vos registres comptables au titre d’opérations bancaires et n’apparaissant pas sur le relevé bancaire qu’il faut ajouter.

o   Pour chaque ligne ajoutée, il faut veiller à bien croiser les opérations entre le compte 512 et le relevé bancaire. De cette manière chaque opération inscrite dans un compte doit correspondre à une opération symétrique dans l’autre compte.

  • Il est désormais possible de consolider pour chacun des sous-tableaux les soldes (solde bancaire théorique (c) d’un côté et solde indiqué dans le compte banque de votre comptabilité (d))
  • Vous pouvez calculer le solde comptable attendu qui correspond à l’opération : a + d – c
  • Enfin, vous pouvez obtenir ce qui nous intéresse à savoir l’écart de solde. En notant « e » le solde comptable attendu (obtenue lors de l’étape précédente), l’écart de solde est calculé d’après la formule suivante : b – e

 

6.2 - Régularisation afin d’obtenir l’état de rapprochement bancaire

La dernière étape consiste à vérifier, opération par opération, la correspondance entre les deux comptes. 

Il convient ainsi de vérifier si les éventuelles incohérences observées sont liées à la désynchronisation entre date d’écriture bancaire et inscription des opérations dans le compte 512 ou si elles ont pour origine des erreurs de saisie ou des doublons.

 

📌 Pour accéder à une démonstration plus complète de rapprochement bancaire, consultez ce lien : Rapprochement bancaire : définition, exercice, modèle pdf, excel... (journaldunet.fr)

 

7. Un exemple de tableau de rapprochement bancaire 

L’utilité du rapprochement bancaire (2)

 

8. Quelles sont les erreurs à éviter en faisant le rapprochement bancaire ?

L’utilité du rapprochement bancaire (5) 

8.1 - La documentation manquante

Une erreur régulièrement observée ne réside pas dans la construction du tableau de rapprochement bancaire en soi mais résulte d’un défaut d’organisation

Nous l’avons en effet souligné précédemment, pour recourir à un rapprochement bancaire il est indispensable de s’appuyer sur une liste complète de documents conformes.

Sans ces derniers, la mise en œuvre du rapprochement bancaire s’avérera très compliquée.

Ainsi, au-delà des extraits de votre compte 512 et des relevés de comptes, il faudra veiller à avoir mis en place des processus de suivi de certains documents tels que les tickets de frais de déplacement professionnels.

 

8.2 - Trop attendre avant de réaliser un rapprochement bancaire

Nous l’avons vu, la fréquence des rapprochements bancaires dépend de la taille et de la nature de votre entreprise. Ainsi, il est tout à fait possible que pour votre entreprise, la fréquence optimale soit 1 fois par mois comme 3 fois par an.

Dans tous les cas, il est nécessaire d’identifier en amont votre besoin en la matière. En effet, si vous attendez trop longtemps, les risques d’erreurs sont démultipliés et vous aurez besoin de réunir une quantité conséquente de documents pour réaliser votre rapprochement bancaire.

Ainsi, quelle que soit la méthode employée (recours à un expert-comptable, emploi d’un logiciel ou mobilisation des ressources internes), vous risquez de perdre un temps considérable dans ce processus et potentiellement devoir payer une somme conséquente pour les services d’un expert-comptable.

 

8.3 - L’oubli de la caisse

Vos caisses font partie intégrante de votre trésorerie ! A cet égard, il est nécessaire de les comptabiliser dans vos opérations lors du rapprochement bancaire. Il est d’usage de recommander de réaliser un triple cadrage, avec la caisse réelle, le livre de caisse et le compte comptable de la caisse.

 

9. Quels sont les avantages et les inconvénients du rapprochement bancaire ?

Le rapprochement bancaire comporte évidemment de nombreux avantages mais également son lot d’inconvénients. Commençons par dresser une synthèse des principaux avantages que nous avons pu mentionner dans cet article.

 

9.1 - Les avantages du rapprochement bancaire

  • En premier lieu, le rapprochement bancaire apporte une solution concrète aux inévitables erreurs humaines qui faussent votre comptabilité. Nous l’avons vu, ces erreurs peuvent être de nature diverse : erreurs de saisie, doublons, oublis.

  • De plus, cet exercice comptable vous apporte une visibilité sur différents points qui pourraient affecter la santé financière de votre entreprise :
    • Cet exercice vous permet d’effectuer un suivi des impayés ; 
    • Il révèle les potentiels flux financiers frauduleux ;
    • Il vous éclaire sur les différentes taxes appliquées par les banques.
  • Le rapprochement bancaire s’apparente ainsi à un diagnostic de votre comptabilité qui vous permettra de mettre en œuvre une série de mesures pour rétablir une trésorerie équilibrée (relances clients pour des impayés, déclencher les procédures de recouvrement en cas de fraudes, etc.)
  • Ce processus vous permet de dresser un état des lieux précis de votre trésorerie à travers un suivi des créances et en anticipant les flux de trésorerie à venir. Cela vous permettra d’optimiser le financement de vos projets, au regard des opérations à venir.
  • Quitte à se répéter, insistons sur ce point : dans la majorité des cas, le rapprochement bancaire représente un gain de temps précieux et permet de régulariser les anomalies et incohérences de votre comptabilité à intervalle régulier plutôt que de manière ponctuelle lors du bilan annuel.

 

9.2 - Les inconvénients du rapprochement bancaire

Abordons désormais les inconvénients propres au rapprochement bancaire.

Le rapprochement bancaire peut en réalité représenter un défi si votre entreprise est caractérisée par un nombre très élevé de transactions. En effet, le processus peut alors devenir très chronophage avec de nombreux documents à réunir et une somme conséquente d’opérations à vérifier.

Ensuite, la multiplicité des outils disponibles peut être source de confusion et de complexité. Il est également possible que vous utilisiez déjà des outils de trésorerie qui n’intègrent pas de fonctionnalités permettant de réaliser un rapprochement bancaire.

Dans ce cas, l’ajout d’un nouvel outil peut être lourd et chronophage.

 

10. Pourquoi utiliser Fygr pour faire votre rapprochement bancaire ?

Pour éviter de devoir recourir à divers instruments, Fygr a conçu une solution de gestion automatique de votre trésorerie en un seul outil !

Fygr a vocation à simplifier la gestion de votre trésorerie et à vous apporter une vision complète et détaillée de votre trésorerie.

Cette simplification s’articule autour trois éléments clés :

  • L’agrégation de toutes vos données (issues de tous vos comptes et toutes vos banques) sur une seule plateforme permettant une visualisation claire de vos comptes.
  • L’automatisation des opérations manuelles, synonyme de gain de temps précieux.
  • Une prise en main de l’outil aisée et une attention particulière portée sur la facilité d’usage au quotidien. 

Grâce aux algorithmes développés par Fygr, vous aurez à disposition une synthèse claire et totalement personnalisée de votre trésorerie, avec la possibilité de prendre connaissance du moindre détail de vos dépenses par catégorie.

La flexibilité de l’outil et son caractère personnalisable vous permettront d’explorer différents scénarios et de réaliser vos prévisionnels sereinement. La prise de décision et le financement de vos projets seront facilités et vous donneront une longueur d’avance sur vos concurrents.

En somme, grâce à un tel outil, vous profiterez ainsi de tous les avantages du rapprochement bancaire sans avoir à multiplier les outils de gestion de trésorerie que vous utilisez.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur notre outil intelligent destiné à l’amélioration de vos finances, garantissant un gain de temps et de sérénité aux dirigeants d’entreprises, contactez-nous :ESSAI GRATUIT

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